Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Опись дел постоянного хранения

Составление описи перед передачей дел в архив является финальным этапом работы с документацией в делопроизводстве.

Описи дел делятся на 2 вида:

  • опись дел постоянного хранения;
  • описи дел временного и долговременного хранения (к делам долговременного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет).

Назначение описи дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения - это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

Ведение описи дел постоянного хранения

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений. Опись является необходимым учетным документом, а также обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

Обязательные элементы описи дел

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Пункты описательной статьи

Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:

  • порядковый номер дела по описи,
  • индекс дела,
  • заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела,
  • дату дела,
  • число листов в деле,
  • примечание (если таковое существует).

Передача описи дел постоянного хранения

В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив. Если необходимо передать опись в государственный архив, то она составляется в четырех экземплярах. Для передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной экспертной комиссией.

Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым нормативно-закрепленным процессом.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее