Опись дел постоянного хранения

Составление описи перед передачей дел в архив является финальным этапом работы с документацией в делопроизводстве.

Описи дел делятся на 2 вида:

  • опись дел постоянного хранения;
  • опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет ).

Определение описи дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения - это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

Ведение описи дел постоянного хранения

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений. Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

Обязательные элементы описи дел

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Пункты описательной статьи

Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:

  • порядковый номер дела по описи,
  • индекс дела,
  • заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела,
  • дату дела,
  • число листов в деле,
  • примечание (если таковое существует).

Передача описи дел постоянного хранения

В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив. При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией.

Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом.

       Калькулятор стоимости архивных услуг