Опись дел и опись документов

В архивной описи должна содержаться систематизированная информация о содержании фонда или коллекции. Основное назначение описи документов — учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.

Опись дел и опись документов

Опись документов — это базовый справочник, служащий для ориентирования в архиве. Именно с архивной описи начинают исследователи, прибыв в архив. На базе архивной описи документов создаются и прочие справочные материалы фонда: каталоги, тематические обзоры, путеводители, указатели и прочие. Так как опись документов активно используется в работе и является одним из основополагающих документов архива, важно составлять её не только качественно, но и в соответствии с принятыми стандартами и правилами.

Состав архивной описи

Архивная опись, фактически, состоит из нескольких частей, каждая из которых является отдельной описью документов:

• Опись дел постоянного хранения.
• Опись дел временного хранения.
• Опись дел по личному составу (если речь идёт об архиве компании).
• Опись дел конкретной организации (к примеру, научные базы данных, судебные дела, дипломные работы университетов и так далее).

Записи, входящие в архивную опись

Любая архивная опись должна содержать следующие записи:

• Описательная: заголовок документа, его крайние даты, количество листов в деле, номер и индекс дела. Согласно этим записям можно установить целостность архива и провести дальнейший анализ;
• Итоговая (общее количество дел в фонде и количество описанных дел);
• Лист-заверитель (описывающий саму опись);
• Справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, глоссария сокращений, переводной таблицы и указателей.

Справочный аппарат

Справочный аппарат, которым сопровождается архивная опись, решает три основных задачи:

• Даёт общее представление о документах архива;
• Помогает в поиске информации (с помощью соответствующих указателей);
• Уточняет смысловое содержание документов фонда.

Составление архивной описи

Архивные описи составляются строго по принятым формам. Реквизиты архивной описи располагаются в строгом порядке. Именно опись документов зачастую является наиболее значимым факторов при оптимизации работы архива: она определяет эффективность поиска информации в фонде и позволяет разрабатывать механику и инструменты справочного аппарата. На базе описей архивов подразделений компании составляется общая опись, служащая единым справочникам по всем документам организации.