Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Опись дел и опись документов

В архивной описи должна содержаться систематизированная информация о содержании фонда или коллекции. Основное назначение описи документов - учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.

Опись дел и опись документов

Опись документов - это базовый справочник, служащий для ориентирования в архиве. Именно с архивной описи начинают исследователи, прибыв в архив. На базе архивной описи документов создаются и прочие справочные материалы фонда: каталоги, тематические обзоры, путеводители, указатели и прочие. Так как опись документов активно используется в работе и является одним из основополагающих документов архива, важно составлять её не только качественно, но и в соответствии с принятыми стандартами и правилами.

Состав архивной описи

Архивная опись, фактически, состоит из нескольких частей, каждая из которых является отдельной описью документов:

  • Опись дел постоянного хранения.
  • Опись дел временного хранения.
  • Опись дел по личному составу (если речь идёт об архиве компании).
  • Опись дел конкретной организации (к примеру, научные базы данных, судебные дела, дипломные работы университетов и так далее).

Записи, входящие в архивную опись

Любая архивная опись должна содержать следующие записи:

  • Описательная: заголовок документа, его крайние даты, количество листов в деле, номер и индекс дела. Согласно этим записям можно установить целостность архива и провести дальнейший анализ;
  • Итоговая (общее количество дел в фонде и количество описанных дел);
  • Лист-заверитель (описывающий саму опись);
  • Справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, глоссария сокращений, переводной таблицы и указателей.

Справочный аппарат

Справочный аппарат, которым сопровождается архивная опись, решает три основных задачи:

  • Даёт общее представление о документах архива;
  • Помогает в поиске информации (с помощью соответствующих указателей);
  • Уточняет смысловое содержание документов фонда.

Составление архивной описи

Архивные описи составляются строго по принятым формам. Реквизиты архивной описи располагаются в строгом порядке. Именно опись документов зачастую является наиболее значимым факторов при оптимизации работы архива: она определяет эффективность поиска информации в фонде и позволяет разрабатывать механику и инструменты справочного аппарата. На базе описей архивов подразделений компании составляется общая опись, служащая единым справочникам по всем документам организации.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее