Опись дел и опись документов

В архивной описи должна содержаться систематизированная информация о содержании фонда или коллекции. Основное назначение описи документов - учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.

Опись дел и опись документов

Опись документов - это базовый справочник, служащий для ориентирования в архиве. Именно с архивной описи начинают исследователи, прибывая в архив. На базе архивной описи документов создаются и прочие справочные материалы фонда: каталоги, тематические обзоры, путеводители, указатели и прочие. Так как опись документов активно используется в работе и является одним из основополагающих документов архива, важно составлять её не только качественно, но и в соответствии с принятыми стандартами и правилами.

Состав архивной описи

Архивная опись, фактически, состоит из нескольких частей, каждая из которых является отдельной описью документов:

  • Опись дел постоянного хранения.
  • Опись дел временного хранения.
  • Опись дел по личному составу (если речь идёт об архиве компании).
  • Опись дел конкретной организации (к примеру, научные базы данных, судебные дела, дипломные работы университетов и так далее).

Записи, входящие в архивную опись

Любая архивная опись должна содержать следующие записи:

  • Описательные: заголовок документа, его крайние даты, количество листов в деле, номер и индекс дела. Согласно этим записям можно не устанавливать целостность архива и проводить дальнейший анализ;
  • Итоговая (общее количество дел в фонде и количество описанных дел);
  • Лист-завершитель (описывающий саму опись);
  • Справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия составителей, глоссария сокращений, переводной таблицы и указателей.

Справочный аппарат

Справочный аппарат, которым сопровождается архивная опись, решает три основных задачи:

  • Даёт общее представление о документах архива;
  • Помогает в поиске информации (с помощью соответствующих указателей);
  • Уточняет смысловое содержание документов фонда.

Составление архивной описи

Архивные описи составляются строго по принятым формам. Реквизиты архивной описи располагаются в строгом порядке. Именно опись документов зачастую является наиболее значимым факторов при оптимизации работы архива: она определяет эффективность поиска информации в фонде и позволяет разрабатывать механики и инструменты справочного аппарата. На базе описей архивов подразделений компании составляется общая опись, служащая единым справочникам по всем документам организации.

       Калькулятор стоимости архивных услуг