Работа с архивными описями дел

Опись архивных дел - это базовый архивный справочник в ведомственных, муниципальных и государственных архивах, который служит основой для того, чтобы создавать другие справочники системы архива, т.е. путеводителей, обзоров, каталогов и указателей. Поэтому составление описи архивных дел является едва ли не важнейшим этапом в создании архива предприятия.

Комплектование архива

В каждой организации периодически проводится комплектование архива, состоящего из всех завершенных дел для их постоянного или временного хранения. Эти дела проходят экспертизу, результатом которой является определение их ценности.

После этого производится опись архивных дел.

Архивные описи – это, так называемые справочники, в которых содержится полный перечень функциональных единиц в архивном фонде. То есть, опись архивных дел предназначена для того, чтобы раскрыть состав и содержание единиц хранения, а также для их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговых записей, листов-заверителей и справочного аппарата к описи. Опись дел составляется отдельно для документов временного хранения, постоянного хранения и отдельно для дел, которые касаются личного состава.

Действия специалистов по описи архивных дел

Высококвалифицированные специалисты нашей компании качественно и оперативно произведут опись архивных дел, выполнят все необходимые функции учета, а также зафиксируют все единицы хранения, приведя их к единому целому.

В состав описи архивных дел входят:

  • описательные статьи, которые включают порядковый номер, делопроизводственный индекс, заголовок, крайние даты документов, а также количество листов в деле;
  • итоговая запись, в которой указывается количество дел, находящихся на хранении. Итоговая запись не всегда может совпадать с количеством дел, которые включены в опись;
  • лист-заверитель (предназначен для учета количества в описи листов);
  • справочный аппарат, который включает в себя титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, переводную таблицу (в случаях переработки), список сокращенных слов и указатели.

Справочный аппарат

Справочный аппарат, который входит в опись архивных дел, предназначен для первого ознакомления с документами, способствует поиску нужной информации, а также уточнению смыслового содержания и поисковых данных описи. Опись архивных дел включает в себя реквизиты, которые располагаются в определенных для них местах.

Обращайтесь к профессионалам

Если вам нужна опись архивных дел, и вы не знаете, как решить этот вопрос и к кому обратиться, наша компания будет рада вам помочь. Составить опись, утилизировать документы, обработать архивные данные - все это мы сделаем качественно и оперативно.

Позвоните нам по телефону (495) 766-23-43, или отправьте запрос на почту: info@mosarchiv.ru

       Калькулятор стоимости архивных услуг