Оперативное хранение документов

В делопроизводстве очень большое значение имеет хранение и применение документов в деятельности компании. По сути, это означает, что, с одной стороны, документы должны быть постоянно доступны (то есть, не законсервированы в удалённом архиве), а с другой — всегда быть на месте и быть защищены от порчи или утери.

Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов обычно относится к документам в процессе исполнения и уже исполненным документам, но ещё не прошедшим архивную экспертизу. Чаще всего осуществляется непосредственно в тех отделах компании, где с ними ведётся работа. Если документов много, то их можно передать на оперативное хранение в специализированное архивохранилище. Обычно папки размечаются соответствующими надписями, указывающими на степень необходимости рассмотрения документа и его статус. Примерами могут быть специальные папки с метками «на подпись», «срочно», «на исполнение» и другие, позволяющие быстро ориентироваться в текущих бумагах.

Дополнения в крупных компаниях

Также в крупных компаниях, имеющих достаточно большие объёмы документооборота, нередко для оперативного хранения документов применяются специальные папки со сменными обложками, где указываются реквизиты документа: как правило, это фамилия и имя исполнителя, а также его внутренний телефон. Документы, находящиеся на оперативном хранении в отделах, используются в течение рабочего дня, а вечером, в соответствии с требованиями безопасности и нормами документооборота, должны убираться в сейф.

Такая структура имеет смысл в малых и средних компаниях

Наступает момент, когда децентрализация оперативного хранения документов становится проблемой при доступе к ним или, же при поиске необходимой бумаги для сдачи в архив. В таких случаях организуется архивная служба, которая занимается не только вопросами хранения документов, уже прошедших экспертизу ценности, но и, фактически, является точкой диспетчеризации оперативных документов компании.

Высокой ответственности архивиста

Когда документы переходят в статус исполненных, их оперативное хранение заканчивается: они проходят экспертизу архивной ценности и подлежат хранению в течение какого-либо срока, сдаче в архив или же уничтожению.