Оформление архивных документов

Архив — это основной и самый достоверный источник информации о работе любой организации. И для того, чтобы сведения были всегда актуальны, необходимо уделять особое внимание оформлению архивных документов.

Оформление архивных документов при передаче в архив

Всего данная цепочка содержит в себе 5 элементов.

Для передачи бумаг на архивное хранение необходимо:

произвести экспертизу научной и (или) иной ценности документов (проводится специальной комиссией);
обработать документы, отобранные комиссией, то есть — произвести оформление архивных документов;
сформировать (создать) описи дел постоянного и временного сроков хранения;
создать условия для исключения такой возможности, как потеря документов, их физическая порча или утечка информации с них;
непосредственно передать сформированные дела в архив.

Оформление документов проводится после экспертизы

Оно позволяет уточнить данные о деле. Затем, на основании дополненной информации, создается архивный справочник, который является своеобразным «экскурсоводом» по архиву, так как содержит в себе всю основную информацию о хранящихся делах, и заметно упрощает работу.

Для правильного оформления архивных документов необходимо:

систематизировать бумаги дела по дате их создания, то есть, в хронологическом порядке;
пронумеровать каждый лист дела (номер указывается в правом верхнем углу листа);
создать и подшить (в конце дела) так называемый «заверительный» лист, который содержит информацию о количестве листов в данном деле;
создать опись дела;
физически обработать дело (переплет, сшивка);
сформировать (или, в случае её существования, дополнить) обложку дела, на которой указано его точное название, количество страниц и срок хранения.