Оформление архива

Даже за небольшой срок существования организации скапливается большое количество различных документов, которые нельзя просто так выкинуть, а необходимо сохранять в течение определенного срока. И тут возникает вопрос об оформление архива организации.

Необходимо обратить внимание на две составляющих:

физическое оформление архива;
документальное оформление архива.

Архив необходимо разместить в специально оборудованном помещении.

Сотрудник архива должен следить за температурой воздуха в данном помещении, уровнем влажности и отсутствием возможности возникновения различных технических неполадок (например, прорыв трубы или резкие перепады температуры, связанные с неисправностью различного климатического оборудования). Своевременное устранение подобных проблем сводит к нулю угрозу физической порчи документов, содержащихся на архивном хранении. Помимо всего вышеперечисленного, архив должен быть укомплектован специальными стеллажами и шкафами (для правильного и безопасного хранения бумаг).

На подготовке помещения, оформление архива не заканчивается

Прежде всего, сотрудник архива должен обязательно требовать, чтобы при сдаче документации на хранение, все дела были правильно оформлены. При отсутствии грамотного формирования того или иного дела оно должно отравляться на доработку. В архив дело может быть принято только по сдаточной описи, которая фиксирует в себе состояние дела, а так же срок передачи дела на хранение и сотрудника, ответственного за него.

Стоит помнить

При таком процессе, как оформление архива, стоит помнить, что в большинстве случаев на архивное хранение передаются дела постоянного срока хранения и дела по личному составу организации. Дела временного срока хранения остаются в структурных подразделениях. Однако, существуют исключения (например, элементарное отсутствие свободных площадей в подразделениях).