Обработка кадровых документов

Особое место в делопроизводстве занимают кадровые документы, то есть их обработка и хранение. Так как вся документация по личному составу организации подлежит долговременному хранению, обработка кадровых документов должна производиться особенно тщательно.

Подобная документация является источником информации о таких вещах, как:

• рабочий стаж сотрудника,
• возможные льготы,
• возможные социальные выплаты,
• возможный размер начисляемой пенсии.

Важно помнить

Помимо вышеперечисленного, грамотная обработка кадровых документов способствует упрощению работы с ними, что, в свою очередь, облегчает проведение различных социологических и биографических исследований. Вся документация по личному составу должна храниться в архиве не менее 75 лет. Для того, чтобы избежать порчи или потери бумаг, необходимо строго контролировать состояние архива и условия выдачи необходимых документов.

Существуют два варианта обработки кадровых документов 

Вариант 1. Обработка кадровых документов с помощью сканирования и перевода документов в электронный вид: Этапы 

1. подготовка документов к сканированию
2. сканирование документов
3. индексация документов по необходимым полям

Вариант 2. Архивная обработка кадровых документов с последующей передачей в архив.

Обработка кадровых документов перед сдачей в архив, проходит в несколько этапов:

1. проведение экспертизы ценности документа,
2. оформление актов о выделении на уничтожение неактуальных документов,
3. систематизация бумаг по определенным признакам,
4. оформление дел,
5. формирование описи дел,
6. передача дел в архив.

Документы, которые подпадают под обработку кадровых документов:

• штатное расписание,
• должностная инструкция,
• трудовой договор,
• платежная ведомость, содержащая информацию о заработной плате,
• приказ по личному составу,
• личное дело,
• документ, подтверждающий присвоение квалификации сотруднику (бывшему сотруднику),
• документ, подтверждающий различные льготы сотрудника (бывшего сотрудника),
• документ, подтверждающий образование сотрудника (бывшего сотрудника),
• документ, подтверждающий вредные условия производства,
• любой другой документ, подтверждающий образование, стаж работы или возможные льготы сотрудника (бывшего сотрудника).

В каких случаях актуальна совмещать два варианта обработки?

• перед передачей документов в архив при ликвидации организации
• перед передачей кадровых документов на депозитарное хранение
• при необходимости обработки большого количества обращений в отдел кадров
• при территориальной удаленности архива кадровых документов на предприятии

Компания «Столичный Архивист» оказывает профессиональные услуги по обработке документов. Имеет большой накопленный опыт по решению задач систематизации и архивированию любых видов документов.