Обработка документов

Любые документы, электронные или бумажные, нуждаются в ведении и обработке. Для чего и в каких  случаях актуальна обработка документов в организации

Вариативность обработки документов

• экспертиза документов (оценка их важности и частоты использования в работе организации);
• систематизация, и последующая архивная обработка документов;
• маркировка и создание описи на документы;
• сканирование документов;
• обработка отсканированных или электронных документов;

Качественная и своевременная обработка документов позволяет существенно уменьшить место, занимаемое в офисе документами, в кратчайший срок избавиться (конфиденциально и с гарантией, что утечки информации не будет) от документов ненужных.

Обработка электронных документов, включает в себя:

1. Анализ технического задание по созданию электронного архива или каталога документов;
2. Сканирование и ввод документов в базы данных или программы
3. Дополнительные услуги по распознаванию текстов;
4. Совершенствование обработке документов, создание между отдельными документами логических связей;
5. Удаление ненужных документов, анализ их важности, частоты использования. 
6. Для многих организаций обработка бумажных документов является своеобразной подготовкой к процедуре сканирования и создания полноценного электронного архива. 

Обработка документов и ее роль в процессе делопроизводства

Главной целью этих работ — ускорение работы с документами в организации и оптимизация затрат на их хранение.

Точно такие же цели преследует и обработка архивов:

• Своевременно изъятые из архива потерявшие силу документы не занимают места, а конфиденциально уничтожаются;
• Вновь подшитые в соответствующие разделы бумаги маркируются, нумеруются, сканируются и занимают предназначенное им место;
• Для электронного архива — ненужные документы попросту удаляются из базы, не оставляя после себя ни следа, кроме информации о том, что тот или иной документ существовал и был за ненадобностью уничтожен

Важна своевременность

Хотя, в целом, электронный архив более удобен, для внесения в него новых документов (особенно если это графика, схемы, изображения и т.д.) требуется участие специалистов: как на этапе оцифровки, так и для проверки на возможные ошибки при сканировании — периодический мониторинг качества документов также включается в комплекс работ по обработке. Таким образом своевременная обработка документов позволяет существенно оптимизировать работу с документами, выявить ошибки и сэкономить место.