Обеспечение сохранности документов с помощью создания электронного архива

Как добиться обеспечения сохранности документов с помощью создания электронного архива своей фирмы, и при этом упорядочить их раз и навсегда?

А преимуществ у электронного архива действительно масса:

• Безопасность (обеспечение полной сохранности архивных документов). Для хранения архива фирмы нет более безопасного варианта, чем электронная версия. Отсканированные и отредактированные документы становятся пластом информации, недоступной никому из посторонних. Доступ к ним возможен, во первых, через корпоративную компьютерную сеть уполномоченным сотрудникам (каждый из которых идентифицируется с помощью ID и системы паролей). Второй вариант – доступ через резервную копию на электронном носителе, который можно поместить в сейф. Обеспечение сохранности документов архива становится элементарно простой задачей, если этот архив – электронный. 
• Упорядоченность. Полный список документов архива будет не просто отсканирован, но и тщательным образом систематизирован. Каждая бумага займёт место в своей папке, в строгом соответствии с классификацией. Такая работа проводится один раз и навсегда. Она довольно-таки масштабная, зато помогает достичь образцового порядка и сохранности архивных документов.
• Быстрый доступ. Перейдя на электронную номенклатурную базу, Вы не только добьётесь обеспечения сохранности документов, но и достигнете эффекта «Весь архив – как на ладони». Чтобы быстро найти нужный документ, больше не нужно будет звать штатного архивиста или бухгалтера, который единственный из всех точно знает, где и что лежит. Стоит задать поиск по удобному признаку – скажем, по дате – и документ будет найден.
• Компактность. История целого предприятия, уместившаяся на нескольких флеш-накопителях – это действительно впечатляет. Благодаря этому ходу высвобождается пространство, отведённое под хранение документов архива. Новая свободная территория в офисе – при теперешней дороговизне аренды от такого «бонуса» не откажется ни одна фирма.
• Современность. Создание электронной базы демонстрирует: предприятие идёт в ногу со временем и пользуется достижениями 21 века. Это хороший аргумент для новых партнёров и клиентов фирмы.

Обеспечить сохранение документов самостоятельно – инициатива хорошая, но, увы, напрасная.

Если переводом архива в электронный вид займётся непрофессионал, он просто зря потратит время. Формирование электронной базы – это не просто сканирование бумаг. Это долгий кропотливый труд по созданию разветвлённой системы, куда войдут тысячи документов. И каждый из них должен быть на своём месте, отредактированный и пронумерованный, доступный одним-двумя кликами. Такая работа под силу только авторитетной архивной организации.

 «Столичный Архивист» – профессионал именно такого уровня.

Обеспечение сохранности документов с помощью создания электронного архива нам доверяют как крупные игроки московского рынка, так и частные фирмы самых разных форм собственности. Результат своей работы по созданию электронного архива мы заранее гарантируем каждому Клиенту. Обращение к нам внесёт в Ваш бизнес порядок и простоту, которая будет чувствоваться не просто время от времени, а каждый день.