Нумерация папок в архиве что выгоднее-пронумеровать или отсканировать

Решив провести полную ревизию документов в своей фирме, многие задумываются, какой метод им избрать. Что лучше — полное сканирование бумаг или нумерация документов в архиве? Какой способ более выгодный и менее трудозатратный?

Нумерация документов в архиве фирмы

К первому варианту — нумерации документов в архиве фирмы — можно прибегнуть, если у Вас скопилось множество бумаг с постоянным сроком действия. Решения учредителей фирмы, положения об организационной структуре, приказы о вступлении в должность — все эти документы лучше подвергать нумерации листов, сшивать и хранить в сейфе. Папки можно озаглавить (скажем, Документы по гос. регистрации, Приказы по личному составу, и т.д.), и лишь затем провести нумерацию листов в папках.

Дополнительные обозначения

Конечно, после нумерации архива в разных папках, скорее всего, окажутся документы с одинаковыми номерами. Но риск перепутать их маловероятен, ведь помимо номера есть наименование документа и дата его составления. Кроме того, при нумерации папок рядом с цифрами можно проставить и буквенные обозначения. Скажем, ОД — приказы по основной деятельности, или КД — приказы по кадровому делопроизводству.

Сканирование архива

Второй способ — сканирование архива — хорош, если Вам нужно упорядочить бумаги, участвующие в текущем делопроизводстве. Тогда их можно перевести в электронный вид и подвязать к учётной системе.

Сканирование архива уместно, если речь идёт:

• о бухгалтерских документах: счетах-фактурах, накладных.
• о бумагах юридического значения: договорах с партнёрами и клиентами, контрактах, соглашениях.
• о документах, содержащих цветные изображения (фотографиях, слайдах), где важна передача красок и геометрии.
• о чертежах, эскизах. Кроме того, удобно иметь в распоряжении и электронный архив личных дел.

Если бы фильм «Служебный роман» снимался в 21 веке, Людмиле Прокофьевне для изучения личного дела сотрудника вовсе не обязательно было бы звать секретаршу. Достаточно было бы сесть за компьютер и открыть соответствующую папку.

Оба варианта не исключают друг друга.

После нумерации документов их можно, на всякий случай, перевести и в электронный вид. Тогда им будут не страшны ни действие времени, ни форс-мажорные обстоятельства — например, залив водой при включении системы пожаротушения.

Качество сканирования

Однако сканирование сканированию — рознь. Смазанное изображение, срезанный край листа, неразборчивая печать или подпись — и качество потеряно. Любая ревизия признает такой электронный архив недействительным. Вот почему сканирование стоит доверять только специалистам, работающим на профессиональном оборудовании не первый год и имеющим множество сделанных проектов.

Работа архивной компании

Именно к таким специалистам мы относимся. Работа с архивами — наш многолетний профиль. Нашему коллективу не раз доводилось организовать сканирование и обработку архивов крупнейших предприятий. В результате из многотомной библиотеки пыльных папок получался компактный и удобный электронный архив, где все бумаги имели своё место и выводились на экран несколькими кликами. Этот опыт позволяет нам ручаться за достойное качество каждого сделанного архива. Обращайтесь к профессионалам — мы поможем привести документы Вашей фирмы в образцовый порядок.