Методические рекомендации архивному делопроизводству

Чтобы упорядочить и регламентировать работу с документами в различных организациях, разработаны методические рекомендации архивному делопроизводству. Они содержат базовые правила и требования при оформлении бумаг, предоставлении доступа к материалам, находящимся в архиве. Разработан официальный нормативный документ 30 ноября 2015 года по заказу Федерального архивного агентства. В основе методических рекомендаций архивному делопроизводству лежит нормативная база, касающаяся обработки и хранения информации. Сфера действия в основном распространяется на государственные учреждения, но они могут быть полезны и коммерческим предприятиям.

Документы при ведении архивов

  1. Формируют принципы рациональной организации работы с архивом;
  2. Сокращают трудоемкость и затраты времени; 
  3. Задают единый формат и способы хранения данных; 
  4. Упрощают работу с документами разным сотрудникам и ведомствам; 
  5. Сокращают издержки на ведение архива в государственных и частных компаниях;
  6.  Регламентируют и упорядочивают доступ к архивным данным.
 Согласно рекомендациям, при формировании папок с информационным наполнением необходимо соблюдать несколько правил:
  • отдельно группировать материалы для краткосрочного, длительного и постоянного хранения; 
  • вкладывать в папку по 1 экземпляру каждого документа; 
  • материалы должны относиться к одному календарному периоду (кроме личных дел, материалов избирательных комиссий, ряда бумаг образовательных, медицинских учреждений и некоторых других).

Смысл методических рекомендаций

Методические рекомендации показывают, как правильно хранить, комплектовать, вести учет, использовать данные, в том числе работать с документами Архивного фонда. Они полезны органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и компаниям.Они обеспечивают сотрудников архивов необходимыми инструментами для рационально и эффективно выстроенной работы с документами в архивах.
Документ ориентирован на процессный подход, что упрощает его внедрение в компаниях, придерживающихся взгляда на организацию как комплекс взаимосвязанных видов деятельности. Несмотря на универсальный характер рекомендаций, на их практическую реализацию влияет масштаб организации, наличие филиалов, участие в комплектации государственного архива, объем документации и другие моменты.