Документы при ведении архивов
- Формируют принципы рациональной организации работы с архивом;
- Сокращают трудоемкость и затраты времени;
- Задают единый формат и способы хранения данных;
- Упрощают работу с документами разным сотрудникам и ведомствам;
- Сокращают издержки на ведение архива в государственных и частных компаниях;
- Регламентируют и упорядочивают доступ к архивным данным.
- отдельно группировать материалы для краткосрочного, длительного и постоянного хранения;
- вкладывать в папку по 1 экземпляру каждого документа;
- материалы должны относиться к одному календарному периоду (кроме личных дел, материалов избирательных комиссий, ряда бумаг образовательных, медицинских учреждений и некоторых других).
Смысл методических рекомендаций
Методические рекомендации показывают, как правильно хранить, комплектовать, вести учет, использовать данные, в том числе работать с документами Архивного фонда. Они полезны органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и компаниям.Они обеспечивают сотрудников архивов необходимыми инструментами для рационально и эффективно выстроенной работы с документами в архивах.Документ ориентирован на процессный подход, что упрощает его внедрение в компаниях, придерживающихся взгляда на организацию как комплекс взаимосвязанных видов деятельности. Несмотря на универсальный характер рекомендаций, на их практическую реализацию влияет масштаб организации, наличие филиалов, участие в комплектации государственного архива, объем документации и другие моменты.