Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Ликвидация документов: пути вывода документов из архива

Документы могут выбывать из архива по различным причинам от физических повреждений в результате чрезвычайных происшествий до плановой утилизации бумаг, срок хранения которых исчерпан. Тем не менее, ликвидация документов по соответствующему акту - далеко не единственное основание выбытия документов из архива.

Рассмотрим все варианты ликвидации документов:

  • документы выбывают из архива на основании акта о неисправимых повреждениях. Фактически это означает, что учётные единицы, даже уничтоженные физически, числятся за архивом до момента составления данного документа;
  • ликвидация документов производится по акту об уничтожении. Бумаги и иные документы, не подлежащие хранению, утилизируются с подписанием всех соответствующих документов. Требуется как подтверждение выделения документов на ликвидацию, так и подтверждение их уничтожения в соответствии с действующим законодательством (то есть экологичным и безопасным путём);
  • выбытие документов из архива может осуществляться на основании акта приёма-передачи;
  • при возврате документов собственнику составляется акт возврата документов;
  • выбытие подлинных единиц хранения при их изъятии также оформляется документально специальным актом;
  • и, наконец, в случае потери документов, оформляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

Поговорим о последнем пункте ликвидации документов отдельно!

Наибольший интерес представляет именно последний пункт, так как он позволяет оформлять выбытие документов, когда необходимо собрать полную выборку. К примеру, это имеет большое значение для передачи документов в государственный архив, когда требуется найти все физические носители, соответствующие общей описи, но часть из них утеряна в процессе неаккуратного хранения (характерного для многих организаций, не заботящихся о своём архивном фонде). Таким образом, когда все пути поиска исчерпываются, оформляется данный документ, подтверждающий невосполнимую потерю документов.

Также документы могут сниматься с учёта в ходе проведения некоторых видов архивных работ

Ликвидация документов и их иное выбытие из архива отмечается в листе фонда. Также в листе фонда содержится информация о документе, на основании которого произошло выбытие. В случае переноса всего фонда в списке фонда указывается, куда именно он выбыл.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее