Ликвидация документов: пути вывода документов из архива

Документы могут выбывать из архива по различным причинам от физических повреждений в результате чрезвычайных происшествий до плановой утилизации бумаг, срок хранения которых исчерпан. Тем не менее, ликвидация документов по соответствующему акту — далеко не единственное основание выбытия документов из архива.

Рассмотрим все варианты ликвидации документов:

• документы выбывают из архива на основании акта о неисправимых повреждениях. Фактически это означает, что учётные единицы, даже уничтоженные физически, числятся за архивом до момента составления данного документа;
• ликвидация документов производится по акту об уничтожении. Бумаги и иные документы, не подлежащие хранению, утилизируются с подписанием всех соответствующих документов. Требуется как подтверждение выделения документов на ликвидацию, так и подтверждение их уничтожения в соответствии с действующим законодательством (то есть экологичным и безопасным путём);
• выбытие документов из архива может осуществляться на основании акта приёма-передачи;
• при возврате документов собственнику составляется акт возврата документов;
• выбытие подлинных единиц хранения при их изъятии также оформляется документально специальным актом;
• и, наконец, в случае потери документов, оформляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

Поговорим о последнем пункте ликвидации документов отдельно!

Наибольший интерес представляет именно последний пункт, так как он позволяет оформлять выбытие документов, когда необходимо собрать полную выборку. К примеру, это имеет большое значение для передачи документов в государственный архив, когда требуется найти все физические носители, соответствующие общей описи, но часть из них утеряна в процессе неаккуратного хранения (характерного для многих организаций, не заботящихся о своём архивном фонде). Таким образом, когда все пути поиска исчерпываются, оформляется данный документ, подтверждающий невосполнимую потерю документов.

Также документы могут сниматься с учёта в ходе проведения некоторых видов архивных работ

Ликвидация документов и их иное выбытие из архива отмечается в листе фонда. Также в листе фонда содержится информация о документе, на основании которого произошло выбытие. В случае переноса всего фонда в списке фонда указывается, куда именно он выбыл.