Ликвидация архива

В Вашей организации скопилось слишком большое количество бумаг, и Вы задумались о ликвидации архива? Не стоит спешить. Некоторые бумаги, которые, как Вам кажется, уже не нужны, вполне могут заинтересовать проверяющих. Ликвидация архива — это тот процесс, которым, во избежание недоразумений, должны заниматься только квалифицированные и ответственные работники.

Учитываем сроки хранения документов

Во-первых, при ликвидации архива надо руководствоваться сроками хранения документов. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены специальным «Перечнем».

Сроки хранения различных документов

• Cрок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
• 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения сделки;
• 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи основных средств, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
• 50 или 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 50 или 75 лет.
• Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса организации.

Ликвидация архива с истечением срока хранения документов

Таким образом, ликвидация архивов происходит поэтапно в соответствии с истечением срока хранения документа. Порядок уничтожения бухгалтерских документов определяется специально составляемой экспертной комиссией, квалифицированной для принятия решений относительно отбора бумаг на уничтожение.

Ликвидация архива при банкротстве

Если же срок хранения документов не истек, а Вы хотели бы освободить офисное пространство, и при этом Ваше предприятие банкрот, или ликвидируется, то мы не рекомендуем уничтожать документы по причине того, что наше законодательство не отменяет обязанность хранения документов после ликвидации. Сроки хранения документов остаются, в большинстве случаев, те же что и в период деятельности организации.

Предоставление полного спектра архивных услуг

К тому же компании, предоставляющие услуги по внеофисному хранению также предоставляют и полный спектр архивных услуг, в том числе и уничтожение документов по истечении их сроков хранения. Таким образом, ликвидация архива проводиться опытными сотрудниками архивной компании, с соблюдениями всех требований действующего законодательства и освобождает Вас от дополнительных трудностей.

Перевод архива в электронный вид

Также есть и ещё один способ ликвидации архива — это перевод бумажного архива в электронный архив документов. Создание электронного архива уже давно практикуется крупнейшими компаниями; это очень выгодно при большом объёме базы документов, очень удобно с точки зрения документооборота внутри компании, очень надёжно с точки зрения организации информационной безопасности и крайне эффективно с точки зрения архивного хранения.

Документы длительного срока хранения

Надо отметить, что ликвидация архива не может быть произведена полностью, так как документы по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, переводе и др.) должны храниться 50 или 75 лет (даже после ликвидации организации) и быть правильно оформлены. Вот почему мы рекомендуем обращаться к профессионалам в области архивного хранения документов для правильной архивации документов по личному составу.

Помощь специалистов

Специалисты нашей компании всегда будут рады оказать Вам любую помощь по вопросам правильного хранения и ликвидации архивов. Для того, чтобы быть уверенными, что Ваш архив в полном порядке, необходимо довериться профессионалам. За годы нашей работы «Столичный Архивист» зарекомендовал себя как надежная компания по оказанию архивных услуг. Наш профессиональный коллектив всегда готов поделиться с Вами своим опытом.