Хранение документов после ликвидации компании

Процесс официальной ликвидации компании практически всегда означает достаточно много сложной бумажной работы, одно из важнейших мест среди которой занимает работа с документами по личному составу и другими бумагами компании. Как правило, именно с вопросами судьбы документации, её обработки и оформления к нам обращаются многие люди.

Стандартный сценарий

Хранение документов после ликвидации компании производится государственным архивом, то есть обеспечиваются надлежащие сроки хранения и появляется возможность получить информацию из документов, созданных во время работы компании, даже после прекращения её существования. Федзакон №125 от 22 октября 2004 года в статье 23 явно утверждает следующее: при реорганизации негосударственных организаций порядок хранения документов определяется уполномоченными органами или учредителями, а при ликвидации негосударственных организаций (как добровольно, так и в случае банкротства и других случаях) передают свои архивные документы в госархив или муниципальный архив.

Ликвидационная комиссия

Ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим заключается соответствующий договор и проводится упорядочивание документов ликвидируемой организации. В случае, если речь идёт о хранении документов после ликвидации государственной организации, процедура намного сложнее.

Порядок действий для коммерческих организаций следующий:

  • на общем собрании принимается решение о ликвидации юрлица по большинству голосов, а в обществах с ограниченной ответственностью решение принимается по согласию всех членов компании. На том же собрании назначается ликвидационная комиссия, утверждается проект порядка ликвидации и устанавливаются сроки ликвидации;
  • ликвидационная комиссия получает все полномочия на управление делами юрлица. Соответственно, оформляется передача документов ликвидируемой организации комиссии актом. Передаточный акт содержит данные о документах постоянного срока хранения, а также о документах временного срока хранения. Предполагается, что участники ликвидационной комисии могут иметь информацию о том, как учредители или акционеры планировали обеспечить хранение документов после ликвидации компании - и если такового нет, то данное решение принимается;
  • комиссия заключает договор на обработку и упорядочение документов, а также на оформление их на архивное хранение с архивом или же коммерческой компанией, оказывающей данный вид услуг, либо обеспечить самостоятельную подготовку документов. Как правило, наиболее выгодный, быстрый и удобный путь - это сотрудничество со внешней архивной компанией. Мы предлагаем полный спектр услуг в этой сфере и обеспечиваем максимально безболезненную процедуру передачи документов на хранение после ликвидации компании;
  • документы долговременного срока хранения (в частности, кадровые дела, зарплата) сдаются в госархив или муниципальный архив. Документы временного хранения, срок хранения которых ещё не истёк, требуется передать во внешнюю коммерческую компанию, а по истечении срока - поручить их уничтожить. Составляются соответствующие документы, подтверждаемые решением ликвидационной комиссии.

После передачи всех документов процедура считается выполненной

В случае отсутствия нарушений ликвидация на этом этапе происходит успешно. Наша компания на протяжение многих лет успешно решает все вопросы по передаче и хранению документов после и при ликвидации компаний.

       Калькулятор стоимости архивных услуг