Хранение документов по личному составу

На каждого сотрудника заводится очень много документов. Это и приказы о приме на работу, всевозможные справки, поощрения, взыскания и многое другое. Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании.

Архивная обработка документов по личному составу

Документы по личному составу должны быть обработаны и переплетены согласно действующим законам и архивным правилам. Также на документы должна быть составлена опись дел.

Закон о хранение документов по личному составу

Основной документ, регламентирующий хранение документов по личному составу — Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот основополагающий закон в архивном деле регулирует организацию хранения документов и их сохранность, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а также требует неукоснительно соблюдать правила комплектования архивов организаций.

Проблемы хранения документов по личному составу

Поговорим теперь о проблемах хранения документов по личному составу и путях их решения. Зачастую бухгалтерские документы хранятся там же, где и создаются, то есть в бухгалтерии. С точки зрения архивного дела – это в корне неправильно. Хранение документов по личному составу, а также других бухгалтерских документов должно производиться в специально оборудованных архивах.

Архивные хранилища

В архивном хранилище должна быть создана соответствующая температура, влажность; помещение должно быть оборудовано средствами для тушения пожара. Однако оборудовать такие архивные хранилища тяжело не только малому и среднему бизнесу, но и довольно крупным компаниям. Выходом из этой непростой ситуации может быть внеофисное хранение документов. В этом случае кадровые и бухгалтерские документы передаются на хранение архивной компании, специалисты которой следят за сохранностью документации.

Сроки хранения кадровых документов

Хранить первичную бухгалтерскую документацию гораздо легче, чем кадровую. Как правило, сроки хранения «первички» не превышают 5 лет. Хранение документов по личному составу гораздо более длительный и трудоемкий процесс. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе должны храниться 75 лет (даже после ликвидации организации). Вот почему мы рекомендуем обращаться к профессионалам в области архивного хранения документов для правильной архивации документов по личному составу. Если же Вы все-таки решили разобраться с хранением документов по личному составу самостоятельно, настоятельно рекомендуем придерживаться следующих правил.

Некоторые правила хранения документов по личному составу:

• помещать документы в дела согласно номенклатуре дел организации;
• оставлять дела только из исполненных и правильно оформленных документов;
• группировать вместе документы по схожим вопросам;
• формировать дело из документов одного календарного года;
• не хранить в 1 деле более 250 листов.

По всем вопросам, касающимся хранения документов по личному составу, обращайтесь по телефону (495) 766-23-43 или отправьте запрос на почту: info@mosarchiv.ru