Хранение дел

Документооборот предприятия — это перемещение документов с момента их создания или получения в компанией до завершения работы с ними и отправки в другие организации или сдачи в архив. В тот момент, когда документы исполняются, они передаются на хранение. Хранение дел, как правило, обеспечивает либо внешняя архивная компания, либо внутренняя служба соответствующего назначения.

Совместимость между бумажной и электронной формами оборота

Фактически, подготовка к хранению дел начинается ещё на стадии приёмки или создания документов: каждый из них однозначно классифицируется по дате, назначению, типу и другим параметрам.

Каждый документ, маркируется штампом

Затем проводится предварительное рассмотрение поступивших документов: цель — определить назначение каждого (кому следует передать данный документ) или же определить, есть ли необходимость сразу же передать дело на хранение. Если документ адресован конкретному подразделению или лицу, то он сразу же, без рассмотрения, передаётся по назначению. В остальных случаях документы сортируются и отправляются в соответствующие отделы.

Обработка документов

В случае, если количество поступающих документов велико (например, компания принимает заявления от граждан), то производится также количественный учёт, а при начале хранения дел производится сверка их количества. Такая схема позволяет избегать ошибок, связанных с утерей документа.

Информационно-поисковые системы

Они могут быть реализованы как вручную (картотеки и стеллажи), механически (устаревшие типы баз данных западных библиотек и архивов), в электронном виде (автоматизированные электронные архивы). В любом случае, хранение дел проводится таким образом, чтобы к ним сохранялся доступ и была возможность найти любой из документов в нужные сроки. При передаче документов из подразделения в подразделение процедура повторной регистрации не используется. Таким образом, каждое дело, поступающее на хранение, регистрируется в компании только один раз.