Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Как вести архив организации: законы, правила, порядок работы

Архив организации может храниться в электронном или бумажном виде, но правила работы с ним, способы комплектования, уничтожения или выдачи документов едины. При грамотном ведении архива руководствуются нормативно-правовыми актами, которые посвящены регулированию архивной деятельности и инструкциями, которые разработаны в самой организации.

Законодательство 

Нормативно-правовые акты, которые регулируют деятельность архивов: их немного. К основным относятся Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле…», «Основные Правила работы архивов организаций» и методические рекомендации по применению Правил. Согласно «Основным Правилам…» ключевой момент в правильном ведении архива — составление подробной описи документов и дел. Если документ попал в опись (и если она своевременно пополняется записями о внесении документов), то он уже никуда не пропадет. Признак того, что опись составлялась и составляется правильно — с ее помощью даже новый сотрудник архива или кадровик смогут найти нужный документ.

Без описи никуда

Опись составляется на основе номенклатуры — документа-классификатора. В ней указывают: источники комплектования архива; типы документов, которые должны быть в архиве; индексы документов; сроки хранения дел и документов. Номенклатура документов и, чаще, дел может быть типовой или примерной. В первом случае речь идет о нормативном акте, который считается официальным руководством к действию при ведении архива организациями с одинаковыми видами деятельности. А примерные номенклатуры — это рекомендации, которые подходят для большинства организаций. Но чтобы ответить на вопрос о том, как вести архив конкретной организации, нужна индивидуально разработанная номенклатура и подробные инструкции работы с каждым типом документов.

Инструкции работы архива

В инструкции работы архива организации прописываются правила ведения архива. В хорошей инструкции обязательно указывают: правила доступа к архиву — даже если это электронный архив, возможности пользования документами должны быть разграничены, а факт обращения за тем или иным документом должен быть зафиксирован; что нужно создавать копии важных документов — бумажные и электронные; порядок уничтожения документов — по истечении срока их хранения и только после экспертизы ценности; перечень документов, которые подлежат хранению в архиве.
Последний пункт — это инструмент для разделения потока документов на те, которые отправляют в архив и те, что остаются в отделах. Так архив не переполняется, а за оперативными документами не приходится обращаться к архивариусу.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее