Как вести архив организации: законы, правила, порядок работы

Архив организации может храниться в электронном или бумажном виде, но правила работы с ним, способы комплектования, уничтожения или выдачи документов едины. При грамотном ведении архива руководствуются нормативно-правовыми актами, которые посвящены регулированию архивной деятельности и инструкциями, которые разработаны в самой организации.

Законодательство 

Нормативно-правовые акты, которые регулируют деятельность архивов: их немного. К основным относятся Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле…», «Основные Правила работы архивов организаций» и методические рекомендации по применению Правил. Согласно «Основным Правилам…» ключевой момент в правильном ведении архива — составление подробной описи документов и дел. Если документ попал в опись (и если она своевременно пополняется записями о внесении документов), то он уже никуда не пропадет. Признак того, что опись составлялась и составляется правильно — с ее помощью даже новый сотрудник архива или кадровик смогут найти нужный документ.

Без описи никуда

Опись составляется на основе номенклатуры — документа-классификатора. В ней указывают: источники комплектования архива; типы документов, которые должны быть в архиве; индексы документов; сроки хранения дел и документов. Номенклатура документов и, чаще, дел может быть типовой или примерной. В первом случае речь идет о нормативном акте, который считается официальным руководством к действию при ведении архива организациями с одинаковыми видами деятельности. А примерные номенклатуры — это рекомендации, которые подходят для большинства организаций. Но чтобы ответить на вопрос о том, как вести архив конкретной организации, нужна индивидуально разработанная номенклатура и подробные инструкции работы с каждым типом документов.

Инструкции работы архива

В инструкции работы архива организации прописываются правила ведения архива. В хорошей инструкции обязательно указывают: правила доступа к архиву — даже если это электронный архив, возможности пользования документами должны быть разграничены, а факт обращения за тем или иным документом должен быть зафиксирован; что нужно создавать копии важных документов — бумажные и электронные; порядок уничтожения документов — по истечении срока их хранения и только после экспертизы ценности; перечень документов, которые подлежат хранению в архиве.
Последний пункт — это инструмент для разделения потока документов на те, которые отправляют в архив и те, что остаются в отделах. Так архив не переполняется, а за оперативными документами не приходится обращаться к архивариусу.