Как создать электронный архив

Модные ныне и употребляемые высшим руководством выражения «электронный документ», «электронный архив» становятся насущной необходимостью далеко не всегда по указке. Гораздо более вескими основаниями для пересмотра способа документооборота становятся нарастающие кипы бумаг, которые неудобно и просто негде хранить.

Когда начинают задумоваться

Жалобы сотрудников, притормаживание работ, возросшие расходы на площади хранилища и вот, когда однажды руководитель теряет время в ожидании очередного архивного дела, он издает судьбоносный приказ. А менеджмент начинает заниматься вопросом, как создать электронный архив.

Самостоятельно

Крупные холдинги с большим штатом делопроизводителей и IT-специалистов, обладающие свободными средствами на приобретение ПО, серверов с защищенными каналами передачи данных, обучение сотрудников и их содержание, могут пойти по этому пути. При условии, разумеется, грамотной организации такого архива и соблюдения архивных и законодательных требований. Но в практике им получается дешевле нанять специалистов со стороны.

Найм специализированных компаний

Но даже финансовые «монстры» предпочитают это дело делегировать. Решают вопрос создания электронного архива  очень просто. Нанимают профессиональных архивистов, которые вовремя все подскажут, сделав все, главным образом, посредством собственных сил и ресурсов. Это выгодно как с позиции снижения затрат  так и по скорости и качеству.

Следует помнить

Что оцифровке документации с бумажного носителя предшествует обязательная экспертиза ценности каждого документа, затем разбивка фонда на категории по видам, признакам, срокам хранения. Само сканирование (исходя из вида документации фонда) производится на  сканерах разной конфигурации. После чего изображение обрабатываются и заносятся в базу.

Чем отличаются промышленные сканеры от обычных

Особой скоростью, мощностью, функционалом: цифровые изображения получаются четкими. Высокая скорость позволяет оцифровывать документацию по поточному принципу, после чего производится полистная проверка результатов и верификация (обработка) программой распознавания текстов, так чтобы электронный архив был столь же функционален, как вновь напечатанные документы (корректировался, пересылался, удалялся, переоформлялся).

Обращайтесь к нам

«Столичный Архивист» - это профессиональная компания, специалисты которой могут консультировать, помогать организационно или взять оцифровку фондов на себя, снизив трудно и финансовые затраты заказчика.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее