Как создать электронный архив

Модные ныне и употребляемые высшим руководством выражения «электронный документ», «электронный архив» становятся насущной необходимостью далеко не всегда по указке. Гораздо более вескими основаниями для пересмотра способа документооборота становятся нарастающие кипы бумаг, которые неудобно и просто негде хранить.

Когда начинают задумоваться

Жалобы сотрудников, притормаживание работ, возросшие расходы на площади хранилища и вот, когда однажды руководитель теряет время в ожидании очередного архивного дела, он издает судьбоносный приказ. А менеджмент начинает заниматься вопросом, как создать электронный архив.

Самостоятельно

Крупные холдинги с большим штатом делопроизводителей и IT-специалистов, обладающие свободными средствами на приобретение ПО, серверов с защищенными каналами передачи данных, обучение сотрудников и их содержание, могут пойти по этому пути. При условии, разумеется, грамотной организации такого архива и соблюдения архивных и законодательных требований. Но в практике им получается дешевле нанять специалистов со стороны.

Найм специализированных компаний

Но даже финансовые «монстры» предпочитают это дело делегировать. Решают вопрос создания электронного архива  очень просто. Нанимают профессиональных архивистов, которые вовремя все подскажут, сделав все, главным образом, посредством собственных сил и ресурсов. Это выгодно как с позиции снижения затрат  так и по скорости и качеству.

Следует помнить

Что оцифровке документации с бумажного носителя предшествует обязательная экспертиза ценности каждого документа, затем разбивка фонда на категории по видам, признакам, срокам хранения. Само сканирование (исходя из вида документации фонда) производится на  сканерах разной конфигурации. После чего изображение обрабатываются и заносятся в базу.

Чем отличаются промышленные сканеры от обычных

Особой скоростью, мощностью, функционалом: цифровые изображения получаются четкими. Высокая скорость позволяет оцифровывать документацию по поточному принципу, после чего производится полистная проверка результатов и верификация (обработка) программой распознавания текстов, так чтобы электронный архив был столь же функционален, как вновь напечатанные документы (корректировался, пересылался, удалялся, переоформлялся).

Обращайтесь к нам

«Столичный Архивист» — это профессиональная компания, специалисты которой могут консультировать, помогать организационно или взять оцифровку фондов на себя, снизив трудно и финансовые затраты заказчика.