Как реализуется депозитарное хранение документов?

Депозитарное хранение документов — это услуги внеофисного хранения Ваших бумаг, исключающие доступ третьих лиц, обеспечивающие сохранность и надлежащие условия хранения.

Ответственное хранение и аутсорсинг архива

Ответственное хранение ценных документов — это работа по обеспечению безопасности бумаг. По сути, работы с подобными предметами ведутся по тому же принципу, что и с драгоценностями и другими ценными предметами. Хранение производится в сейфе (обычно — не ниже третьей категории безопасности, то есть банковского типа), как правило — под вооруженной охраной и с применением дополнительных мер безопасности. Данные работы обычно дороги, поэтому используются, как правило, либо с документами, представляющим серьёзную историческую ценность (в частности, важные для коллекционеров), либо в случае опасности похищения бумаг или раскрытия информации — например, если речь идёт о высокотехнологичных разработках корпораций или же других данных, оказывающих существенное влияние на финансовую ситуацию на рынке.

Аренда сейфа в банке — наиболее простой способ депозитарного хранения

Однако следует убедиться, что сейф для хранения документов отличается не только устойчивостью от взломов, но и пожаробезопасностью.

Второй тип депозитарного хранения применяется на порядок чаще

Речь идёт о передаче массы документов компании в частный архив (на склад). В этом случае обеспечивается полная сохранность всех бумаг, подходящий микроклимат и защита. Важно то, что хранение документов полностью конфиденциально: даже обслуживающий персонал склада не знает, чьи именно документы в какой коробке находятся: это достигается с помощью использования специальных кодированных меток на архивных коробках, не содержащих каких-либо реквизитов Вашей компании. По сути, каждая коробка с документами ассоциирована с местом на складе и некоторым кодом, по которому Вы можете получить к ней доступ.

Экономия бюджета и выигрыш по офисным площадям

Важно и то, что депозитарное хранение документов компании производится в соответствии с архивным законодательством, то есть проводится регулярная экспертиза ценности и документы с истёкшим сроком хранения конфиденциально уничтожаются. Таким образом, Вы можете просто отдать исполненные документы Вашей компании на внеофисное хранение – и больше не вспоминать о них.