Как прошить документы

В работе бухгалтерии и отдела кадров есть документы, требующие защиты от изъятия или замены листов: к таковым, в частности, относятся различные журналы регистрации, любые многостраничные документы и их копии.

Специальные технологии прошивки

Однако в работе бухгалтерии и отдела кадров есть документы, требующие защиты от изъятия или замены листов: к таковым, в частности, относятся различные журналы регистрации, любые многостраничные документы и их копии. В этом случае используется специальная технология прошивки, в некоторой степени гарантирующая отсутствие постороннего вмешательства. Документы компании обычно прошиваются в тех отделах, где используются или где хранятся.

Требования по прошивки

Несмотря на то, что Госстандарт не даёт ответ на вопрос, как прошить документы, всё же существуют общие требования по прошивке для банков (документы от банков для ЦБ РФ требуют соблюдения строгих стандартов), а также собственные требования различных инстанций. Одним из важных общеупотребительных правил является нумерация всех листов документа и прошивка. Также требуется указание количества листов с заверительной надписью и печатью на обороте последнего из листов документа и подпись должностного лица с указанием даты заверения.

Как прошить документы?

  • Сделать канцелярским шилом или толстой иголкой проколы слева на полях документа (обычно — по центру полей с тем, чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела). Расстояние между проколами обычно составляет 3 сантиметра, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используется два отверстия).
  • Прошить документы прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надёжности.
  • Выпустить концы нитки из центрального отверстия на обороте последнего листа, завязать их узлом. Оставлять необходимо около 6 сантиметров свободного конца.
  • Опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.
  • Следующий момент ответа на вопрос, как прошить документы — это оформление наклейки. Обычно она бывает 4х5 сантиметров и располагается таким образом, чтобы закрыть узел и большую часть концов нити. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Ставится печать, подтверждающая подлинность подписи уполномоченного сотрудника.
  • Печать, расположенная как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

По всем вопросам, касающимся прошивки документов, обращайтесь по телефону (495) 766-23-43 или отправьте запрос по почте info@mosarchiv.ru.

       Калькулятор стоимости архивных услуг