Как происходит поиск в электронном архиве документов

Электронный архив документов удобен тем, что любой документ можно найти за считанные минуты. При этом даже самые большие объемы документации удобно хранить, и они всегда «под рукой». 

Организация и поиск в электронном архиве имеют свои особенности

В электронном архиве можно найти любой документ, благодаря системе поиска. Она основана на определенном алгоритме поиска. Так, среди множества разнообразной документации поиск нужного документа может осуществляться двумя методами:

• Атрибутивный
• Полнотекстовый

Атрибутивный поиск в электронном архиве выполняется с использованием данных о документе

К примеру, это могут быть дата, название или другие атрибуты, приписанные документу. Они вводятся при помещении документа в архив. Этот метод поиска удобен в тех случаях, когда есть данные о документе.

Если же дата или точное наименование документа неизвестно, забыто по каким-либо причинам, найти нужный документ позволит полнотекстовый поиск в электронном архиве. Этот метод поиска возможен только тогда, когда было проведено распознавание текста после сканирования документа. В таком случае можно набрать в поле поиска любое слово или фразу, которые содержатся или могут содержаться в искомом документе. В результатах поиска вы увидите все документы, содержащие искомый запрос. Чем точнее выдержка из документа, тем уже поиск.

Как обеспечить удобство поиска в электронном архиве?

При создании электронного архива предусматривается поиск документов. 

Возможности этой функции зависят от многих показателей:

• выбранного типа платформы,
• выполнялось ли распознавание текста,
• задач, которые ставятся перед специалистами, создающими электронный архив.

Если вы выбрали бюджетный вариант архива при сокращенных трудозатратах, в таком случае не проводится распознавание, и доступен только атрибутивный поиск в электронном архиве. 

Для полноценных возможностей поиска не стоит экономить на вложениях в электронный архив

Если вы хотите получить грамотный архив с удобной и полноценной системой поиска, обращайтесь в компанию «Столичный Архивист». Мы создаем электронный архив на любых платформах, с различными возможностями. При этом выполняем весь спектр сопутствующих услуг. Поэтому в итоге вы получаете грамотный, отлично структурированный электронный архив с удобной системой поиска.