Как оцифровать архив

Электронные документы

Электронные документы прочно укоренились в нашей повседневной жизни, но, зачастую по-прежнему используется бумажная документация – подписываются всевозможные договора, формируется отчетность, хранятся дела по личному составу и различным закрытым проектам. И часто не всегда удается быстро найти нужные документы – многие из них теряются, а времени для того, чтобы навести порядок в архиве, нет.

Это положительно отражается на эффективности работы

Оцифровка архива обеспечивает быстрый поиск любых документов, а также их сохранность – вам будет намного проще и удобнее работать. Внедрение электронного архива – это целый комплексный проект, и начать его нужно с выбора программного обеспечения. Наша компания предоставляет полный комплекс услуг по созданию архивов в электронном виде.

Специалисты нашей компании подготовят документацию к сканированию, и на профессиональном оборудовании переведут ее в электронный вид. Нами производится интеграция электронного архива, ввод отсканированных документов и настройка системы в полное соответствие бизнес-процессам вашей организации.

Так же вы получаете ряд других преимуществ

Среди них можно назвать облегчение поиска информации – в бумажном архиве это довольно затруднительно, а иногда и невозможно из-за ошибок, которые возникли при описании архива и его пополнении. С электронными копиями документов работать гораздо удобнее, чем с бумажными оригиналами, их легко копировать, пересылать по электронной почте, распечатывать, кроме того, их можно также использовать в другой документации.

Почему электронный архив лучше?

Информация, которая хранится в бумажном виде, со временем приходит в негодность, электронные же копии не меняют своих характеристик со временем. К тому же, оцифровка архива обеспечивает сохранность документов (документы в бумажном виде могут безвозвратно утеряться или исказиться), работая с электронным архивом, пользователь не имеет прямого доступа к исходным документам – он работает с копией.

Одним из главных плюсов электронных архивов является то, что вся документация систематизируется и структурируется, что обеспечивает стандартизацию, унификацию процессов работы. Кроме того, резервирование электронных архивов менее дорогостоящая операция по сравнению с созданием резервных бумажных копий обычных архивов.

Обращайтесь к профессионалам

Для того чтобы получить нужный документ из электронного архива, нужно всего лишь наличие компьютера, включенного в компьютерную сеть организации, и, конечно, соответствующее право доступа. Вам нужно оцифровать архив?

Компания ООО «Столичный Архивист» окажет вам эту услугу профессионально и оперативно.