Как организовать юридически значимый электронный документооборот

Переход на электронный документооборот сегодня актуален не только для внутренних документов предприятия, но и для внешних, имеющих юридическую силу (ЮЗДО). Этому способствует ряд преимуществ, предоставляемый электронными версиями бумаг, а также соответствующие изменения в российском законодательстве. Принятые законы позволили цифровой документации, при должном оформлении, иметь ту же юридическую силу, что и документы на бумажных носителях с реальными подписями и печатями. Так что теперь есть возможность обмена электронной документацией с контрагентами и государственными органами.

Преимущества ЮЗДО

1. Равнозначность электронной и бумажной подписи позволяет отказаться от бумажного документооборота и сопутствующих ему неудобств (расходы на почтовые и курьерские услуги, печать, организацию хранения, утилизации и т.д.).
2. Высокая скорость обмена документацией (почта приходит мгновенно). Возможность оперативного внесения правок в документ в случае, если одну из сторон не устраивают какие-либо условия договора.
3. Безопасность. Благодаря специальному ПО и операторам ЭДО, прошедшим процедуру заверения в ФНС РФ, подделать электронную документацию невозможно. Также исключена вероятность утечки информации по причине кражи, перехвата электронных документов.

Особенности организации

Если вы не знаете, как организовать юридически значимый электронный документооборот, обращайтесь к услугам оператора ЭДО, компании «Столичный Архивист». Самостоятельно организовать ЮЗДО, без привлечения услуг сторонних организаций, можно, но такой способ будет более хлопотным и затратным. Он потребует существенных вложений в специализированное программное обеспечение и оборудование, а также в организацию работы соответствующих специалистов. Без этого обеспечить юридическую значимость цифровым версиям невозможно.

Обращайтесь к профессионалам

При обращении к нам вы получаете в свое распоряжение систему внешнего документооборота. С ее помощью вы можете обрабатывать электронные бумаги: загружать, подписывать, отправлять, контролировать доставку и т.д. Предоставленная система придает цифровой документации юридическую силу, так как оформляет ее в соответствии с требованиям законодательства РФ, подписывает электронной подписью и доставляет до места назначения с использованием специальных алгоритмов.