Как хранить и систематизировать документы?

Создание архивов — необходимый этап процесса оптимизации делопроизводства, важность которого трудно переоценить.

Грамотная организация архива

И это неудивительно, ведь при грамотной организации архива достигается возможность оперативного доступа к документам и множество других преимуществ, которые напрямую влияют на эффективность работы компании в целом.

Систематизировать документы можно

Систематизировать документы можно, занявшись упорядочиванием имеющегося бумажного архива или принять решение о переводе документации предприятия (или хотя бы ее части) в электронный вид. При этом именно электронные архивы в современных реалиях получают все большее распространение.

Хранение и систематизация документов в электронном виде

Почему хранить и систематизировать документы лучше в электронном виде? Перечень доводов в пользу создания электронного архива достаточно внушителен и включает такие пункты, как быстрый поиск необходимых документов, снижение затрат на их обработку и копирование, повышение производительности труда. О предпочтительности электронного способа хранения документации говорит также обеспечение удаленного доступа к документам и возможность работы в многопользовательском режиме, что абсолютно невозможно в бумажном архиве.

Итак, достоинства цифровых архивов очевидны

Но как поступить, если вы решили организовать электронный архив на своем предприятии? Обходиться ли собственными силами или прибегнуть к помощи профессионалов? Первый вариант привлекает кажущейся дешевизной, однако выбирать его не рекомендуется по целому ряду причин, и главная из них — это сложность создания электронного архива.

Проблемы перевода в цифровой вид

Только представьте, что вашим сотрудникам придется сканировать тысячи документов, осуществлять их индексацию по различным информационным полям, устанавливать специальные программы и прилагать усилия для обеспечения безопасности данных. При этом достаточно небольшого сбоя на любом из перечисленных этапов, чтобы электронный архив перестал отвечать требованиям, предъявляемым к такого рода информационным системам.

Создание электронного архива специалистами

Иное дело, если созданием электронного архива займутся специалисты нашей компании. Высокая квалификация сотрудников, большой опыт работы и применение специального оборудования позволяет нам успешно и в минимальные сроки решать задачи по созданию цифровых архивов любого уровня сложности.

Затраты окупаются уже в течение шести месяцев

После чего вы сможете в полной мере ощутить все финансовые преимущества хранения документов в электронном виде. Мы знаем, как хранить и систематизировать документы, и всегда готовы оказать вам всю необходимую помощь по организации электронного архива.