Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Где хранить документы

Где хранить документы. Российское законодательство предъявляет к архивным хранилищам достаточно строгие требования.

Требования к архивным хранилищам:

  • Противопожарные требования. Изолированность от бытовых помещений, несгораемые стены с огнестойкостью более двух часов, отсутствие канализации и линий водоснабжения;
  • Устройство вентиляции. Поддержание правильной температуры, влажности и циркуляции воздуха;
  • Освещение. Сами документы должны находиться в темноте в специальных коробах, а в помещении поддерживаться световой режим.
  • В шаговой доступности от автозаправки, бумажные массивы хранить нельзя.

Каким должно быть здание, где хранят документы

  1. В первую очередь, конечно, здание должно быть пожаробезопасным. Ведь никому не нужно, что ценные финансовые документы, отчетность и договоры слизнул язык огня.
  2. Здравый смысл и утвержденные правила также подсказывают, что снимать склад с подвалом или чердаком катастрофически опасно для ценных бумаг, а потому запрещено.
  3. Все сотрудники архива лишены таких удобств, как столовая в корпусе и автостоянка рядом с офисом.
  4. Архивариусы также не имеют возможности заправиться бензином перед работой.

Проверки мест хранения документов

Также место хранения документов должно дважды в год проходить энтомологическую и микологическую проверки.

Структура архивного хранилища

  • Архивное хранилище;
  • Рабочие помещения персонала;
  • Помещения для электронной обработки документов (сканирования и распознавания);
  • Помещения для уничтожения документов на промышленных шредерах.

Преимущества внеофисного хранения документов:

  • Освобождение офиса от рабства бумажных завалов. Бесконечные стеллажи, загромождающие пространство, горы текущей информации, которая кочует по рабочим столам сотрудников. Отдав физические оригиналы на внеофисное хранение, а для текущей документации установив электронный документооборот, вы увеличите скорость и качество работы отделов минимум в 1,5 раза.
  • Аутсорсинг специфической деятельности. Создавать необходимые климатические условия, арендовать помещение и нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания частного архива очевидно невыгодно. Воспользоваться услугами нашими будет намного экономичнее.
  • Проверка всех документов: ценности и сроков хранения. Чтобы определить, какие документы обязательно нужно иметь под рукой, какие - хранить у архивной компании, а какие можно уничтожить, проводится экспертиза.

Наши возможности

Наши специалисты проведут все работы у вас в офисе, составят все необходимые документы и организуют транспортировку бумажных носителей до места хранения.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее