Где хранить документы

Где хранить документы. Российское законодательство предъявляет к архивным хранилищам достаточно строгие требования.

Требования к архивным хранилищам:

• Противопожарные требования. Изолированность от бытовых помещений, несгораемые стены с огнестойкостью более двух часов, отсутствие канализации и линий водоснабжения;
• Устройство вентиляции. Поддержание правильной температуры, влажности и циркуляции воздуха;
• Освещение. Сами документы должны находиться в темноте в специальных коробах, а в помещении поддерживаться световой режим.
• В шаговой доступности от автозаправки, бумажные массивы хранить нельзя.

Каким должно быть здание, где хранят документы

1. В первую очередь, конечно, здание должно быть пожаробезопасным. Ведь никому не нужно, что ценные финансовые документы, отчетность и договоры слизнул язык огня.
2. Здравый смысл и утвержденные правила также подсказывают, что снимать склад с подвалом или чердаком катастрофически опасно для ценных бумаг, а потому запрещено.
3. Все сотрудники архива лишены таких удобств, как столовая в корпусе и автостоянка рядом с офисом.
4. Архивариусы также не имеют возможности заправиться бензином перед работой.

Проверки мест хранения документов

Также место хранения документов должно дважды в год проходить энтомологическую и микологическую проверки.

Структура архивного хранилища

• Архивное хранилище;
• Рабочие помещения персонала;
• Помещения для электронной обработки документов (сканирования и распознавания);
• Помещения для уничтожения документов на промышленных шредерах.

Преимущества внеофисного хранения документов:

• Освобождение офиса от рабства бумажных завалов. Бесконечные стеллажи, загромождающие пространство, горы текущей информации, которая кочует по рабочим столам сотрудников. Отдав физические оригиналы на внеофисное хранение, а для текущей документации установив электронный документооборот, вы увеличите скорость и качество работы отделов минимум в 1,5 раза.
• Аутсорсинг специфической деятельности. Создавать необходимые климатические условия, арендовать помещение и нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания частного архива очевидно невыгодно. Воспользоваться услугами нашими будет намного экономичнее.
• Проверка всех документов: ценности и сроков хранения. Чтобы определить, какие документы обязательно нужно иметь под рукой, какие — хранить у архивной компании, а какие можно уничтожить, проводится экспертиза.

Наши возможности

Наши специалисты проведут все работы у вас в офисе, составят все необходимые документы и организуют транспортировку бумажных носителей до места хранения.