Этапы восстановления кадрового делопроизводства перед передачей в архив

В случае, если по какой-то причине нет документации о сотрудниках компании, рано или поздно потребуется восстановление кадрового делопроизводства. Это непростой процесс, но необходимый в такой ситуации, и лучше заняться им сразу, как только Вы обнаружили ошибки или недостающие документы.

Если этого не сделать, то в будущем могут возникнуть большие проблемы. Так как вся документация по кадрам должна быть сдана в архив на хранение. Документация по кадровому делопроизводству хранится в архиве определённый срок (75 лет для дел до 2002 года включительно и 50 лет — с 2003 года).

Порядок действий при восстановлении кадрового делопроизводства

В большинстве случаев при утере, ошибочном уничтожении или неверном оформлении документов для восстановления кадрового делопроизводства необходимо выполнить следующие этапы:

• Изучение законодательных актов по этому вопросу и поиск подходящего ПО для организации кадрового архива. Программное обеспечение необходимо для того, чтобы в автоматическом режиме организовать учёт сотрудников.

• Определение документов, имеющихся в наличии. От этого будет зависеть объём работ, которые предстоит выполнить для восстановления отсутствующих документов.

• Изучение действительного положения дел в организации. Сюда входит определение того, кто занимается ведением документов и учётом кадров, наличие приказа о назначении сотрудника, ответственного за все кадровые операции, назначение работников для проведения процедуры восстановления.

• Выявление ошибок и недочётов, допущенных при приёме сотрудников на работу и их исправление. Составление верной документации согласно всем правилам и законодательным актам.

• Проверка наличия и верности штатного расписания. Если его нет, следует составить и утвердить его в соответствии с нормами трудового законодательства.

• Анализ правильности оформления договоров при приёме работников на определённые должности. Это относится ко всем должностям, занимаемым в компании.

• По результатам проверки внесение исправлений в документацию о кадровых перестановках, случаях отстранения от должности и увольнения, если это необходимо.

• Проверка соответствия процедуры увольнения бывших сотрудников положениям законодательства и исправление документации в соответствии с законом.

• Проверка законности всех кадровых процессов: распределения времени занятости, назначений, увольнений и прочего.

По результатам всех этих действий выполняется восстановление кадрового делопроизводства для последующей передачи в архив.