Электронный архив — экономия времени и бумаги

Электронный архив документов – это система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска. Обычно работает с неструктурированными документами (документы Word, электронные таблицы Excel, графические файлы и пр.), которые снабжаются некоторым структурированным описанием (карточка документа).

С точки зрения информационных технологий каждая компания уникальна

В каждом отдельном случае набор ИТ-средств управления предприятием разнится, даже если компании очень схожи. ИТ-отдел, как из конструктора, по кубикам собирает структуру, которая ложится в основу всех рабочих процессов, становясь опорой компании. В этой структуре есть несколько уровней, для каждого из них – свой набор решений от разных производителей, среди которых нужно выбрать то, что максимально вписывается в общую систему. Основа «скелета», фундамент структуры – это физические аппаратные средства. Следующий уровень – транспортный, иначе говоря, цемент, склеивающий кирпичи; среда, объединяющая элементы структуры. Если она выбрана неправильно, то даже самые продвинутые аппаратные средства не будут использоваться в полную силу. Следующая ступенька – уровень данных, которыми обмениваются пользователи внутри компании и с внешним миром.

Самый простой случай не всегда правильный

Можно выстроить компьютерную сеть, поставить систему хранения данных, блоки бесперебойного питания и на этом успокоиться. Но количество информационной «воды» увеличивается, ее свойства меняются, добавляются новые источники, точки приема и обработки данных. С одной стороны, компания генерирует все больше кило-, мега-, терабайт, с другой – программное обеспечение становится все сложнее и создает все большую загрузку каналов собственной служебной информацией. В какой-то момент даже выстроенная с запасом структура выходит из стабильного состояния. В идеале нужна система, которую легко расширить и в которой можно быстро заменить отдельные «кубики» без пауз в рабочее время. Кроме того, необходимо на программном уровне установить приложения для управления информацией.

Главное предотвратить возникновение проблем

Все компании, независимо от их размера, сталкиваются с экспоненциальным ростом информации. Базы данных сотрудников, клиентов, презентационные, бухгалтерские, юридические документы – это только часть  информационного массива организации. Организация электронного архива решает проблемы поиска, классификации, анализа информации, приведения к единому формату различных типов документов, устранению избыточности информации и т.п. И в результате это позволяет экономить огромные средства за счет оптимальной организации ИТ–инфраструктуры фирмы, а также за счет выбора грамотной стратегии развития компании на базе анализа электронного архива.

Внедрение системы электронного архива – это сложный процесс 

Это требует серьезного отношения и систематизированного управления. Целью такого процесса становится не просто экономия времени и бумаги, а, скорее, изменение подхода и идеологии работы с документами всех сотрудников организации.

Основная мировая проблема ИТ – бешеный рост объемов информации

Причем основная ее часть – порядка 80% – не структурирована. Устройства для хранения огромных архивов создаются довольно быстро и, в принципе, успевают за ростом объемов данных. Главная проблема кроется в области управления неструктурированными архивами. Классификация, поиск, эффективное хранение этих массивов – и есть основное направление науки управления информацией.

Программные средства

Исследователь лаборатории инновационных информационных сервисов и процессов НР Панкадж Мехра говорит о новом подходе к управлению информацией, суть которого заключается в классификации данных по различным признакам. Согласно этой концепции, над массивом неструктурированной информации строится сетка из метаданных (дополнительных признаков, описывающих начальные данные), с помощью которых можно быстро извлечь из массива нужный элемент. В этом случае должен быть реализован механизм, быстро выдающий результат по запросу из нужной ячейки. Это программное средство для управления метаданными, по сути и являющееся системой электронного архива — следующая надстройка, которая также требует места на диске и ресурсов операционной системы.  

Другой подход к решению проблемы – параллельный доступ к данным

«Технология управления MPP, – говорит китайский исследователь Мэй Чунь Хсу, – способна использовать параллельные данные в гораздо больших масштабах. Число процессоров в системе, созданной по технологии MPP, – от нескольких единиц до нескольких тысяч. Объем данных, которыми способна управлять такая система, может составлять от терабайта до нескольких сотен или даже тысяч терабайт». Этого достаточно для предприятия любого масштаба с любой динамикой расширения информационной структуры.

Но пока эта идея не вышла из стадии разработок

Появление платформ для создания электронных архивов с параллельным доступом к данным – это вопрос ближайшего будущего. Иначе человечество погрязнет в массе неструктурированной информации. Вернуться назад к бумажным носителям сейчас уже невозможно. Кто знает, может быть, именно неспособность справиться с валом информации стала одной из причин гибели предыдущих цивилизаций?

Компания Столичный Архивист рада предложить Вам весь комплекс услуг по созданию и ведению электронных архивов любой сложности.