Электронный архив документов open source

Накопление документации — естественный процесс, сопровождающий развитие любой организации. Соответственно этому увеличивается число папок с бумагами, растёт количество стеллажей в архиве предприятия. Вот почему всё больше организаций ищут решения для оптимизации хранения в том числе с помощью создания электронного архива open source.

Преимущества электронного архива

Электронный архив документов представляет собой систему хранения кадровой, бухгалтерской, проектной, технической и любой другой значимой документации, дающую возможность ускорить бизнес-процессы как на малых предприятиях, так и в крупных организациях. При создании электронного архива все бумажные документы сканируются и помещаются в единую файловую систему с чёткой структурой и постоянным доступом. Таким образом, сотрудники могут легко отыскать, получить, обработать и передать документы — сделать за несколько минут прямо на рабочем месте то, на что раньше потребовалось бы значительно больше времени.

Open source или платные решения?

Помимо известных на деловом рынке платных программ — простых в использовании и масштабировании, и не сложных с точки зрения модификации под задачи конкретной организации, есть системы управления open source — с открытым исходным кодом. Речь идет о Pydio, FreeNAS, ProjectSend, Alfresco, OpenFiler, ownCloud и некоторых других. Значит ли, что программное обеспечение для организации электронного архива документов с открытым исходным кодом будет абсолютно бесплатным? Разумеется, нет.

Подводные камни

• доработки;
• установка;
• техническая поддержка.

Этот список можно продолжать, однако бесплатный сыр бывает только в мышеловке.

Что никогда не будет open source

Для осуществления работ всегда нужно оборудование и грамотные специалисты, которые возьмутся за создание электронного архива документов,а это включает обработку бумажных документов, сканирование, создание карточек установка и поддержка программы, которая позволит существенно оптимизировать бизнес-процессы на предприятии при помощи новейших электронных технологий.