Электронная опись документов

У обывателей часто возникают вопросы: что вообще такое электронная опись документов и почему это столь необходимо?

Что же это такое

Прежде всего, составление электронной описи документов — это создание архивного справочника, который предназначен для раскрытия содержания и состава дел, а так же их учета. Электронная опись документов является базовым документом, на основе которого, в дальнейшем, составляются архивные каталоги, путеводители, указатели и обзоры.

Как и все делопроизводство, составление электронной описи документов подчиняется определенным правилам и нормам. 

Электронная опись включает в себя  пункты:

• описательная статья;
• итоговая запись;
• лист-заверитель;
• справочный аппарат.

Важно учитывать важность документа

Но не стоит забывать, что составление электронной описи документов в первую очередь подчиняется структурному принципу или хронологическому порядку. А самым распространенным способом составления является совмещение этих двух вариантов.

Документы описываются в хронологическом порядке

Электронная опись документов необходима не только для хранения дел в архиве компании. Значительно облегчает процесс работы с ними — гораздо легче найти нужную документацию по архивному каталогу, чем перебрать миллион различных бумажек.

Опись после сканирования

Актуальность проведение описи документов при переводе документов в электронный вид очень важна. Ведь по сути после сканирование мы получаем с точки зрения поиска просто картинки. 

Составление описи — дело необходимое и непростое

Ведь определяющим при создании электронной описи является не только формальное выполнение всех требований, но и её качество. При возникновении сложностей с составлением описей, мы советуем вам обратиться к профессионалам. Разве кто-то сможет разобраться лучше во всех тонкостях, чем профи с многолетним опытом работы подобного характера!