Экспертиза ценности документов

В отделе кадров создается огромное количество документации

Приказы о приеме на работу, отпускные, увольнения – все это проходит через кадровый отдел предприятия. В бухгалтерии предприятия накапливается никак не меньшее количество документов. Экспертиза ценности документов помогает разобрать и систематизировать, а также уменьшить объемы всей этой документации.

Попытаемся разобраться, что же необходимо для проведения экспертизы ценности документов. Если говорить формально, то экспертиза ценности документов – это изучение архива с целью определения сроков хранения документов и утилизации документов с истекшими сроками хранения. Из определения вытекают две составляющих экспертизы ценности документов: сроки хранения документов и выделение документов к уничтожению. Рассмотрим подробнее каждую составляющую.

Определение сроков хранения документов

Для этого составляется номенклатура дел. В ней указываются примерные сроки хранения всех документов, которые будут созданы в процессе деятельности предприятия. В будущем, посмотрев в этот справочник, можно будет с большой точностью сказать, сколько нужно еще хранить тот или иной документ. Вторая часть экспертизы ценности документов наступает при передаче дел в архив, например, из бухгалтерии или отдела кадров. В этом случае, по правилам, создается экспертная комиссия. Архивариусы, входящие в комиссию, уточняют сроки хранения документов, составляют архивные описи. Все решения экспертной комиссии строго документируются.

Уничтожение документов

Выделение документов к уничтожению естественно вытекает из первой части экспертизы ценности документов. Документы, сроки хранения которых истекли, собираются в отдельные короба. После этого документы вывозятся и уничтожаются на промышленном шредере. Обычно для этого пользуются услугами специальных архивных компаний, которые осуществляют вывоз и уничтожение документов в течение одного дня.