Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Эффективное совмещение документооборота организации в бумажном и электронном виде

Каждое предприятие в Российской Федерации вправе выбирать вариант документооборота: можно практически всё оцифровывать или оставить только в бумажном виде. Однако часто целесообразнее совместить электронный и бумажный документооборот, так как у обоих вариантов имеются плюсы и минусы. В том числе в плане удобства и эффективности обращения с документами, а также экономного расходования человеческих ресурсов и финансовых средств фирмы.

Основные преимущества совмещения бумажной и электронной документации:

  • при отключении электроэнергии вся работа компании останавливается, поэтому документы, которые могут понадобиться в любой момент, имеет смысл хранить в бумажном виде;
  • при проблемах на сервере, где всё находится, данные могут безвозвратно пропасть, поэтому необходимо позаботиться о регулярном копировании, а самые важные из документов хранить также на бумаге;
  • согласно статистике, «путешествия» отдельных бумаг между подразделениями одного и того же предприятия, отделами и даже соседними столами отнимают не менее 80% от всего времени работы с документацией, поэтому многое целесообразно пересылать в электронном виде и, при необходимости, распечатывать в самом конце;
  • важные договоры, контракты и прочие документы с подписями, которые поступают на бумаге, не всегда резонно оцифровывать, особенно с учетом всегда нависающей угрозы взлома системы, то есть вероятности получения несанкционированного доступа к информации посторонних лиц, рассекречивания, искажения и дискредитации данных;
  • документы, которые не предназначены для длительного хранения, легче уничтожать в бумажном виде, чем запускать длительный процесс избавления от всех электронных копий.

Также следует учитывать тот факт, что для оцифровки больших массивов данных требуются значительные финансовые средства, чтобы купить технику, носители и оплатить труд сотрудников с подобающей квалификацией.

Учитывая всю совокупность приведенных доводов, становится понятно, почему муниципальные, государственные и коммерческие организации нередко решают дублировать в электронном виде только часть документов.

Получается, что цифровые носители пока еще не могут полностью вытеснить обычную бумагу, которой человечество пользуется тысячи лет. Гораздо удобнее, эффективнее и выгоднее использовать традиционные и суперсовременные носители совместно. Всё зависит от выполняемых операций и потребностей.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее