Эффективное совмещение документооборота организации в бумажном и электронном виде

Каждое предприятие в Российской Федерации вправе выбирать вариант документооборота: можно практически всё оцифровывать или оставить только в бумажном виде. Однако часто целесообразнее совместить электронный и бумажный документооборот, так как у обоих вариантов имеются плюсы и минусы. В том числе в плане удобства и эффективности обращения с документами, а также экономного расходования человеческих ресурсов и финансовых средств фирмы.

Основные преимущества совмещения бумажной и электронной документации:

  • при отключении электроэнергии вся работа компании останавливается, поэтому документы, которые могут понадобиться в любой момент, имеет смысл хранить в бумажном виде;
  • при проблемах на сервере, где всё находится, данные могут безвозвратно пропасть, поэтому необходимо позаботиться о регулярном копировании, а самые важные из документов хранить также на бумаге;
  • согласно статистике, «путешествия» отдельных бумаг между подразделениями одного и того же предприятия, отделами и даже соседними столами отнимают не менее 80% от всего времени работы с документацией, поэтому многое целесообразно пересылать в электронном виде и при необходимости распечатывать в самом конце;
  • важные договоры, контракты и прочие документы с подписями, которые поступают на бумаге, не всегда резонно оцифровывать, особенно с учетом всегда нависающей угрозы взлома системы, то есть вероятности получения несанкционированного доступа к информации посторонних лиц, рассекречивания, искажения и дискредитации данных;
  • документы, которые не предназначены для длительного хранения, легче уничтожать в бумажном виде, чем запускать длительный процесс избавления от всех электронных копий.

Также следует учитывать тот факт, что для оцифровки больших массивов данных требуются значительные финансовые средства, чтобы купить технику, носители и оплатить труд сотрудников с подобающей квалификацией.

Учитывая всю совокупность приведенных доводов, становится понятно, почему муниципальные, государственные и коммерческие организации нередко решают дублировать в электронном виде только часть документов.

Получается, что цифровые носители пока еще не могут полностью вытеснить обычную бумагу, которой человечество пользуется тысячи лет. Гораздо удобнее, эффективнее и выгоднее использовать традиционные и суперсовременные носители совместно. Всё зависит от выполняемых операций и потребностей.