Документирование результатов экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — глубокий анализ исторической ценности документов. Проводится экспертиза со следующими целями: определить сроки хранения документов, отобрать документы для постоянного хранения, выделить документы с истекшим сроком хранения для уничтожения. В ходе экспертизы сущностными параметрами представляются: место организации в механизме работы отрасли, важность осуществляемых функций, значимость в жизни общества.

К экспертизе ценности готовят:

  • описи дел постоянного хранения;
  • описи дел временного хранения (до 10 лет и более 10 лет);
  • описи дел по личному составу;
  • описи электронных документов постоянного хранения;
  • акт о выделении не подлежащих хранению дел к уничтожению.

Экспертная комиссия

Все акты и описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии, созданной в организации для проведения экспертиз ценности. Утверждаются все документы руководителем организации, составляется протокол заседания экспертной комиссии, после чего выделенные к уничтожению дела могут быть утилизированы.

Порядок составления акта на уничтожение

В актах на уничтожение можно фиксировать дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Указывать в акте следует наименование структурного подразделения, заголовки дел, при этом дела одной группы могут быть внесены под общим заголовком с указанием количества дел. С обложек дел информация переносится в форму акта, недостающие сведения выверяются по номенклатуре.

При сдаче на постоянное хранение

Для организаций, сдающих документы на постоянное хранение в Государственный архив, действует еще одно правило. Документы, определенные к уничтожению, но обладающие исторической и научной ценностью, могут быть востребованы к включению в опись дел с постоянным сроком хранения. Таким образом, акт об уничтожении утверждается руководителем организации только после того, как экспертно-проверочная комиссия Государственного архива утвердит описи дел для постоянного хранения.

Вывоз и уничтожеине

Определенные по всем правилам к уничтожению дела оформляются накладной с указанием даты передачи, количества дел и веса. Использовать для каких-либо нужд такие документы нельзя. Вывоз на утилизацию производится под надзором ответственного сотрудника. Архивное обслуживание и консультации по даже самым сложным вопросам архивного дела вы найдете у нас.


Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее