Документирование результатов экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — глубокий анализ исторической ценности документов. Проводится экспертиза со следующими целями: определить сроки хранения документов, отобрать документы для постоянного хранения, выделить документы с истекшим сроком хранения для уничтожения. В ходе экспертизы сущностными параметрами представляются: место организации в механизме работы отрасли, важность осуществляемых функций, значимость в жизни общества.

К экспертизе ценности готовят:

• описи дел постоянного хранения;
• описи дел временного хранения (до 10 лет и более 10 лет);
• описи дел по личному составу;
• описи электронных документов постоянного хранения;
• акт о выделении не подлежащих хранению дел к уничтожению.

Экспертная комиссия

Все акты и описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии, созданной в организации для проведения экспертиз ценности. Утверждаются все документы руководителем организации, составляется протокол заседания экспертной комиссии, после чего выделенные к уничтожению дела могут быть утилизированы.

Порядок составления акта на уничтожение

В актах на уничтожение можно фиксировать дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Указывать в акте следует наименование структурного подразделения, заголовки дел, при этом дела одной группы могут быть внесены под общим заголовком с указанием количества дел. С обложек дел информация переносится в форму акта, недостающие сведения выверяются по номенклатуре.

При сдаче на постоянное хранение

Для организаций, сдающих документы на постоянное хранение в Государственный архив, действует еще одно правило. Документы, определенные к уничтожению, но обладающие исторической и научной ценностью, могут быть востребованы к включению в опись дел с постоянным сроком хранения. Таким образом, акт об уничтожении утверждается руководителем организации только после того, как экспертно-проверочная комиссия Государственного архива утвердит описи дел для постоянного хранения.

Вывоз и уничтожеине

Определенные по всем правилам к уничтожению дела оформляются накладной с указанием даты передачи, количества дел и веса. Использовать для каких-либо нужд такие документы нельзя. Вывоз на утилизацию производится под надзором ответственного сотрудника. Архивное обслуживание и консультации по даже самым сложным вопросам архивного дела вы найдете у нас.