Для чего нужен штрих код документов

Технология штрихкода появилась в США как способ маркировки и учёта товаров в конце 40-х годов. Позднее штрихкоды стали активно использовать в логистике. В основе столь популярной сейчас технологии лежит метод считывания записанного разными по длине штрихами звука.

Переход на электронный документооборот

Переход на электронный документооборот, осуществляемый сейчас многими компаниями, не означает отсутствие бумажной документации. Более того, для некоторых организаций полный отказ от бумажных документов если и возможен, то не слишком быстро. Эксперты рынка ищут более прогрессивные способы взаимодействия с документами и пути преодоления проблемы хаоса в документации. Один из таких способов — использование технологии штрихкодирования в документообороте.

Зачем нужен штрих код документа?

Основная причина, по которой стоит наносить штрих коды на важные бумаги и папки — сведение к минимуму риска утраты документа, которая может привести к не самым приятным последствиям для ответственных сотрудников и бизнеса в целом.

Преимущества использования штрих кодов на документах вполне очевидны и весомы:

• Перевод управления документами в автоматический режим. Штрих код позволяет отследить документ на всех этапах.
• Исключение ошибок, связанных с человеческим фактором. В учётной базе при сканировании штрих кода появится только одна запись о прохождении документа какой-либо контрольной точки.
• Увеличение скорости при проверке наличия тех или иных документов. Скорость сканирования штрих кодов даже самыми обычными устройствами для считывания составляет примерно 100 единиц в секунду.
• Контроль за версиями документов. Со штрих кодом — а он последними цифрами обозначает часы и минуты времени создания документа — вероятность использовать по ошибке черновую версию делового письма или документа ничтожно мала.
• Доступность введения. Стоимость бумаги для печати штрих кодов и сканера плюс простейшее программное обеспечение, которое уже используется в организации — вот всё, что понадобится для введения технологии штрихкодирования в документооборот компании и корректной дальнейшей работы.

Нюансы технологии штрихкодирования

Штрих код на распечатанном документе позволяет уже через несколько секунд найти его в базе данных. Одномерные или линейные штрихкоды считываются любыми сканерами, тогда как более компактные двумерные коды, позволяющие при этом фиксировать большее количество информации, требуют использования сканеров 2D.