Cроки хранения документов

Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. ст. 16 — 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ).

Перечень типовых документов

В настоящее время сроки хранения документов устанавливаются в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ.

Уменьшение сроков хранения документов запрещено

Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно требованиям ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение 4 лет.

Особенности сроков хранения документов

Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Определены сроки хранения первичных документов:

• лицевых счетов работников — 75 лет (с 2003 года — 50 лет);
• документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет;
• первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.), — 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения;
• документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет;
• доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, — 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения;
• документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно;
• документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях — 5 лет.

По всем вопросам, касающимся прошивки документов, обращайтесь по телефону (495) 766-23-43 или отправьте запрос по почте info@mosarchiv.ru.