Cоздание страхового архивного фонда

В последнее время в архивном деле и документообороте все чаще переходят на электронные носители, то есть, компании и учреждения создают электронные архивы, а вместе с ними выполняется создание страхового архивного фонда для исключения полной потери электронных данных.

Такими фондами уже достаточно давно пользуются успешные коммерческие организации и многие государственные структуры. Современное законодательство поддерживает такую практику, но многие организации по старинке пользуются бумажными архивами. Причин для этого несколько: люди привыкли к бумажным документам, и не хотят внедрять новшества, а также недостаточность программной и технической базы.

Хранилище электронных документов на физических носителях

Сложность состоит в том, что необходимо перевести документы в электронный вид, то есть отсканировать, и организовать удобную систему для работы с этими документами, а также выполнить создание страхового архивного фонда. Для этого необходимо соответствующее оборудование и программное обеспечение. Можно попытаться сделать это самостоятельно, но лучше всего обратиться в нашу компанию, которая является лучшей в этой области.

Электронный архив позволяет реализовать ряд преимуществ:

• экономия места — документы в электронном виде, хранящиеся на физических носителях занимают гораздо меньше места, чем обычные, бумажные;
• быстрота и удобство – с электронными документами значительно удобнее работать: сокращается время поиска, гораздо быстрее можно исправлять ошибки, документы легко отсылать в нужное место с помощью электронной почты;
• надежность – документы в электронном виде не меняются с течением времени, как это происходит с бумажными документами, они не теряются. У электронных документов значительно больше шансов сохраниться на случай пожара или другого неприятного происшествия – порчу и утерю документов поможет предотвратить создание страхового архивного фонда;
• безопасность – хранение документов в электронном виде значительно повышает конфиденциальность ценной информации, так как с помощью соответствующего программного обеспечения можно реализовать множество защитных функций, например, систему прав доступа, то есть сотрудники будут иметь доступ только к какому-нибудь одному отделу архива, который нужен непосредственно в работе. Так же исключается доступ к информации посторонних лиц.

Обращайтесь к профессионалам

Для обеспечения полной надежности и безопасности следует обратить внимание на создание страхового архивного фонда, то есть резервной копии имеющегося электронного архива. Реализовать подобную систему на высшем уровне смогут специалисты нашей компании.