Cканирование договоров:создание электронного архива договоров

В процессе функционирования любого предприятия возникает поиска договоров с контрагентами, которая со временем скапливается в больших объемах. Выполненные и текущие договора, и другие важные для работы предприятия документы составляют обширную базу. Если документация остается на бумажном носителе, то пользоваться таким архивом очень сложно и неудобно. Наша компания «Столичный Архивист» предлагает своим клиентам современное решение — услуги по  сканированию и созданию электронного архива договоров. Такая услуга сегодня приобрела широкую популярность вследствие того, что электронные архивы надежны и удобны в использовании.

Создание электронного архива договоров

Для организаций  создание электронного архива договоров, является важной составной частью повседневной деятельности. В услуге с сканирование и создания электронного архива договоров наша компания имеет огромный опыт. Важнейшим этапом в формировании базы документов является сканирование договоров, которое в нашей компании производится на современном оборудовании. При создании электронных копий документов применяются специальные лазерные принтеры, в которых используется система автоподачи.

Сканирование договоров может быть произведено и самостоятельно 

Но проще доверить эту процедуру нам, профессионалам с огромным опытом работы. При современных технологических возможностях коммуникации обмен документами между партнерами происходит в основном по электронной почте. Наша компания предлагает клиентам такую услугу, как оцифровка договоров, которая упрощает доступ к электронной базе документов. Для того, чтобы сохранить документ в архиве в цифровом виде, мы используем исключительно профессиональное оборудование. Это дает гарантию того, что сканирование документов будет произведена качественно.

Единый архив — это сложная структура, которая требует четкой организации

Наша компания  предлагает клиентам не только создание электронного архива договоров, но и сканирование и индексацию договоров в Базу. Такой подход к архивированию позволяет создать удобную базу документации, в которой можно быстро найти нужный документ. При индексации каждый документ получает свою индивидуальную «карточку», которая содержит данные документа. Таким образом, для того, чтобы найти документ в архиве, нужно только ввести данные в специальную форму поиска.

На первый взгляд процедура оцифровки и архивирования документов может показаться простой

Но когда дело касается больших объемов документации, то оптимальным решением будет использование услуг профессионалов. Компания «Столичный Архивист» — это профессиональный подход к работе с электронными документами. Наши специалисты создают и обслуживают объемные электронные архивы для крупных предприятий. Использование электронных архивов в работе предприятия надежно и безопасно. Базы данных периодически резервируются, поэтому потеря данных из архива исключена.