Cистематизация информации с помощью базы данных электронного архива

«Когда вокруг меня порядок, у меня ясная голова и я способен продуцировать идеи», — это высказывание принадлежит Биллу Гейтсу. Возможно, именно наведённый вокруг себя образцовый порядок помог мальчику из кружка радиоэлектроники стать одним из самых легендарных американцев.

Кратчайший путь упорядочить рабочее пространство – это систематизация информации. Навести образцовый порядок в документообороте фирмы современному предпринимателю поможет создание электронного архива – метод, пришедший к нам из западных стран.

Этот способ систематизации информации называют суперсовременной базой данных

И это вполне справедливо. Судите сами – если электронный архив создан грамотно, он позволяет:

• зарегистрировать каждый документ и внести его в единую систему
• надёжно хранить служебную информацию
• предоставлять её в любое время уполномоченным пользователям
• давать возможность редактировать данные
• давать возможность тиражировать любой документ в его традиционном «бумажном» виде

Электронная база данных, где нужный документ можно отыскать в считанные секунды – что там говорить, это настоящая мечта предпринимателя.

Систематизация информации самостоятельно

Что если попытаться создать такой архив самому либо подключить к его созданию сотрудников собственной фирмы? Результат такой «самодеятельности» может оказаться плачевным. Будь Ваш сотрудник хоть семи пядей во лбу, разобраться в правилах систематизации информации ему сразу не удастся. Даже если он тщательно изучит эти правила, всё же никто из нас не застрахован от ошибки. А в создании номенклатуры одна ошибка влечёт за собой цепь других. Вспомните среднюю школу: если, решая арифметический пример, допустить неточность в вычислениях, все исписанные листы в итоге оказываются в мусорной корзине.

Электронный архив создаётся один раз на много лет

Перевод документов в электронный вид должен стать великолепным практическим подспорьем в ежедневной работе фирмы. Он призван выручать Вас при проверках и деловых переговорах. Поэтому риск тут просто не выгоден. Стоит сразу доверить систематизацию информации специалисту, чья репутация проверена годами успешной архивной работы и списком постоянных клиентов. Как показывает практика, такая услуга окупится уже в первые полгода.

Обратитесь к профессионализму компании «Столичный Архивист». Не первый год занимаясь систематизацией информации разных фирм, мы говорим с уверенностью: в деле создания электронных архивов для нас нет ничего невозможного.

Приняв Ваш заказ в работу, наши сотрудники оперативно осуществят:

• поднятие всей документации, когда-либо использовавшейся на предприятии
• сканирование бумаг с контролем качества каждой (!) сделанной копии
• компьютерную обработку полученных документов с обязательной сверкой физических бумаг с электронными
• систематизацию информации по ряду критериев (название документа, его вид, дата создания и т.д.)
• резервное копирование архива на электронные носители

Результат нашей работы – полная систематизация информации. Ваш архив будет надёжно защищён, компактен и удобен для доступа. А «Столичному Архивисту» останется от всей души пожелать Вам комфортной работы в обновлённом офисе.