Что делать при закрытии архива?

Принять решение о ликвидации — это ещё только начало к тому, чтобы полностью закрыть компанию. Предстоит разобраться с её богатым «наследством» в виде всякого рода документации. Закрытие архива должно выполняться согласно действующему законодательству.

Вся документация, в том числе архивированная, должна в определённый срок передаваться в госархив на хранение. Это необходимо делать при закрытии архива всем организациям, любой формы предпринимательской деятельности, коммерческим и государственным.

Только так можно соблюсти нормы законодательства относительно времени хранения документов. Законодательно установлен порядок передачи документации в архив для всех юридических лиц, акционерных обществ и ООО.

Какие бумаги следует отправить в госархив?

При закрытии архива компании в госархив передаётся следующая документация:

• подлежащая постоянному хранению;
• которая должна храниться на протяжении 50 и 75 лет;
• подлежащие хранению на протяжении 10 лет, если этот период не истёк.

Вся эта документация должна храниться в госархиве на протяжении необходимого срока, и только после этого она будет уничтожена.

Для того, чтобы определить, какие документы следует передать в муниципальный или государственный архив, нужно провести экспертизу всего документооборота компании. Те бумаги, которые не подлежат хранению или срок хранения по ним вышел, могут быть уничтожены. Все остальные оформляются должным образом и передаются на хранение в госархив.

Важно! Утеря или ошибочная утилизация бумаг, период хранения которых ещё не истёк, влечёт за собой административное наказание для бывших руководителей организации.

Как подготовить бумаги для отправки в госархив?

Все работы и затраты на подготовку документации ликвидируемая организация берёт на себя. Делать это может штатный бухгалтер или сторонняя аутсорсинговая компания. Важно придерживаться порядка оформления, установленного законодательством РФ, который должен быть известен специалисту, занимающемуся этим вопросом.

Весь процесс состоит из нескольких этапов:

• анализ ценности всех бумаг;
• оформление (подшивка в папки, переплёт с полистной нумерацией и составление внутренней описи документов дела);
• создание описей дел всех сроков хранения;
• составление научно-справочного аппарата к архиву.

Для исключения ошибок требуется постраничный просмотр каждого дела, что отнимает много времени. Для того, чтобы не нарушать сроки передачи дел в госархив, стоит помнить о том, что закрытие архива — долгая и трудоёмкая процедура.