Бизнес-архивы

В середине 2008 года Д.А. Медведев дал оценку архивной отрасли. Одна из цитат: «Но в целом пока это очень унылая, заброшенная сфера, к сожалению» — заставляла задуматься о том, что же именно должно и может измениться в ближайшее время.

Одним из наиболее интересных документов для архивистов в этой области была «Стратегия развития информационного общества в РФ «, опубликованная несколькими месяцами ранее. Среди всех прочих моментов в ней говорилось о том, что не менее 20% документов архивных фондов (включая видеоархивы и аудиоархивы) должны быть переведены в электронную форму.

Переход в электронный архив

Бизнес архивы могут преодолеть порог перевода документов в электронный вид относительно легко: их отличительной чертой является достаточно небольшая история развития (которая не сравнится с несколькими десятками — а то и сотнями лет существования государственных архивов и документов в них), то есть сравнительно малыми объёмами. Бизнес архивы, как правило, преследуют две основные цели: или обеспечивать хранение документов в соответствии с законом — или же служить бизнес-инструментом, то есть непосредственно помогать получать компании прибыль. И в том, и в другом случае переход в электронный вид даёт огромные преимущества, среди которых стоит отметить оптимизацию бюджетов, сокращение необходимых управленческих ресурсов, масштабируемость и гибкие возможности доступа.

Ситуация с государственными архивами

В случае, если речь заходит о государственных архивах, ситуация намного сложнее. Первая проблема — это стандартизация. Обычные бизнес-архивы могут управляться собственными информационными приложениями, «заточенными» под специфику работу компании. Зачастую соблюдение необходимых стандартов регулируется на внешнем уровне, то есть в момент выдачи документов: структура бизнес архива формируется из процессов, а не на основе жестких стандартов. Подобное проектирование позволяет эффективно решать задачи организации — и при этом обеспечить формальное соответствие законодательству.

Госстандарты и сложности

В случае же, когда основные процессы определяются Гостандартами и основываются на них, сложность проектирования возрастает на порядок. Проще говоря, один из основных вопросов архивного дела на сегодняшний день — это вовсе не перевод документов в электронную форму, а появление программного обеспечения, позволяющего организовать удобный и быстрый доступ к документам, а также обеспечить поиск и индексацию.