Автоматизация обработки документов с помощью электронного архива

Создание электронного документооборота — это возможность для любой компании значительно облегчить работу и сократить время обработки любого документа. Система электронного документооборота позволяет организовать удобный архив документов, а также автоматизировать обработку документов.

Преимущества автоматизированной обработки документов

Преимущества электронной базы документов:

• Сокращение физического пространства для хранения бумаг.
• Сокращение расходов на создание и обработку бумажных документов.
• Упрощение работы с любой документацией всем сотрудникам, имеющим соответствующий уровень доступа.
• Значительное ускорение поиска любого документа, вне зависимости от срока его давности.
• Возможность организовать архив и СЭД на любой платформе, использующейся в вашем предприятии.

Таким образом, автоматизированная обработка документов позволяет значительно оптимизировать рабочие процессы на предприятии, сократить время на поиск и работу с документацией. Все это играет важную роль в повышении эффективности работы каждого сотрудника и компании в целом.

Этапы внедрения автоматизированной обработки документов

Специалисты выполняют несколько задач:

• В первую очередь необходимо выбрать систему для организации СЭД. В компании «Столичный Архивист» возможна организация архива на любой платформе: 1С, Битрикс, SharePoint, а также на любой из систем CMS.
• Далее производится обработка документации и сканирование. При сканировании мы подбираем оптимальное оборудование для ускорения процесса и обеспечения грамотности формирования каталогов. Благодаря богатому опыту, имеем возможность сокращать время данного процесса с повышением его эффективности.
• При необходимости выполняется распознавание текста каждого документа. Это в последующем позволит выполнять поиск в архиве не только по атрибутам документов, но и по тексту, который в них содержится.
• Перед вводом в эксплуатацию СЭД настраивается и тестируется. Вам предоставляется полностью готовая к работе и использованию система электронного документооборота.
• Если это необходимо, мы можем обучить ваших сотрудников работе с электронным архивом.

Автоматизированная обработка документов — большой плюс для работы любой компании. Даже самые большие затраты на организацию СЭД окупаются быстро, благодаря преимуществам такого хранения документов.