Автоматизация архива

Современные организации используют в своей работе множество документов. Сегодня можно не хранить большое количество бумаг и не тратить много времени на их поиск. Разнообразные системы автоматизации архива, позволяют работать с электронными версиями документов. Комплексная автоматизация архивов позволяет организовать эффективную работу с информацией, обеспечивает безопасное хранение документов, а также облегчает взаимодействие со структурными организациями и имеет множество дополнительных функций.

Постановка задач

На что стоит обратить внимания перед началом проекта;

• Разработка технического задания;

• Выбор исполнителя автоматизации;

• Подбор программного обеспечения.

Автоматизация архива удобства

Пользователь может самостоятельно настраивать классификацию дел, устанавливать рубрикацию документов, расширять функционал системы в зависимости от нужд предприятия. Уникальная автоматизация архивов выполняется в соответствии с требованиями российского законодательства и отвечает нуждам современных компаний.  Электронный архив будет «всегда в форме», важные документы не изнашиваются физически и не теряются. Выполняется автоматизация архивов в несколько этапов. На подготовительной стадии осуществляется обработка документов и их поточное сканирование. При этом каждый бумажный документ переводится в электронный формат. Далее операторы заносят данные в программу. Это позволяет задавать любые критерии поиска информации, легко интегрируется с современными системами для обработки документов.

Что может понадобиться дополнительно при автоматизации

• сканирование документов;
• ввод данных;
• создание электронного архива;

У компаний, которые пользуются автоматизацией архивов, отсутствуют хлопоты, связанные с передачей дел в архивные учреждения. Автоматизация архивов — позволяет повысить эффективность бизнес-процессов организации, хранить все документы в электронном формате, обеспечить доступ к информационной базе через Интернет. Такой архив никогда не превратится в «черный ящик», где хранится огромное количество информации и на поиски одной бумажки приходится тратить целый день.