Атрибутирование документов что это такое?

Перевод бумажного архива в электронную форму — весьма популярная на современном рынке услуга. Что неудивительно: электронный архив не потеряется, не помнется, не порвется, он не займет половину вашего офиса и при этом позволит найти любой документ в считанные минуты. Но, разумеется, только в том случае, если сканирование документов в электронный архив осуществлялось профессионалами по всем правилам. Одно из таких правил — необходимость провести атрибутирование документов.

Перевод бумажного архива в электронный

Что подразумевает собой перевод бумажного архива в электронный? Это процесс сканирования документов, в результате которого появляется скан-образ, то есть картинка, которую программа сканирования называет в соответствии с ее порядковым номером: img001.jpg, img002.jpg и так далее. Если оставить все как есть и поместить полученные файлы в электронный архив, не снабдив отсканированные документы никакими пояснениями, то в следующий раз найти нужный документ будет очень сложно или даже невозможно.

Проблемы поиска документов

Можно помещать документы в специально созданные папки с «говорящими» названиями, например, «Счета-фактуры за январь 2015», но и это проблемы не решит, так как для того чтобы найти конкретный документ, придется открыть папку и просмотреть все файлы, которые в ней находятся. Хорошо, если в папке лежит 3-4 файла, а если их десятки или даже сотни? Атрибутирование документов и корректный ввод данных, позволит избежать потери времени и нервов.

Атрибутирование документов: возможности и перспективы

Атрибутирование документов позволяет дать каждому файлу уникальное «имя», штрих-код, применяемый в электронном архиве для привязки к документу. Таким образом атрибутирование скан-образов создает отличительные признаки у каждого документа.

В качестве атрибутов может использоваться:

• служебная информация. Фамилия человека, который выполнял сканирование, дата сканирования документов и так далее;
• информация, которая содержится в отсканированном документе. Наименование документа, дата его создания и другие данные.

Карточка скан-образа

Атрибутирование документов неразрывно связано с таким понятием, как карточка скан-образа, которая включает в себя совокупность атрибутов. В электронный архив помещается связка из карточки документа и его скан-образа. Состав карточек лучше всего определять на этапе проектирования электронного архива: как правило, этот состав различается у документов разного типа.

Атрибутирование документов от «Столичный Архивист»

Специалисты компании «Столичный Архивист» осуществят весь комплекс работ, связанных с переводом архива из бумажного в электронный вид, в частности, атрибутирование документов. Мы гарантируем не только безупречное качество работ, но также кратчайшие сроки и доступные цены. Обращайтесь!