Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Атрибутирование документов что это такое?

Перевод бумажного архива в электронную форму — весьма популярная на современном рынке услуга. Что неудивительно: электронный архив не потеряется, не помнется, не порвется, он не займет половину вашего офиса и при этом позволит найти любой документ в считанные минуты. Но, разумеется, только в том случае, если сканирование документов в электронный архив осуществлялось профессионалами по всем правилам. Одно из таких правил — необходимость провести атрибутирование документов.

Перевод бумажного архива в электронный

Что подразумевает собой перевод бумажного архива в электронный? Это процесс сканирования документов, в результате которого появляется скан-образ, то есть картинка, которую программа сканирования называет в соответствии с ее порядковым номером: img001.jpg, img002.jpg и так далее. Если оставить все как есть и поместить полученные файлы в электронный архив, не снабдив отсканированные документы никакими пояснениями, то в следующий раз найти нужный документ будет очень сложно или даже невозможно.

Проблемы поиска документов

Можно помещать документы в специально созданные папки с «говорящими» названиями, например, «Счета-фактуры за январь 2015», но и это проблемы не решит, так как для того чтобы найти конкретный документ, придется открыть папку и просмотреть все файлы, которые в ней находятся. Хорошо, если в папке лежит 3-4 файла, а если их десятки или даже сотни? Атрибутирование документов и корректный ввод данных, позволит избежать потери времени и нервов.

Атрибутирование документов: возможности и перспективы

Атрибутирование документов позволяет дать каждому файлу уникальное «имя», штрих-код, применяемый в электронном архиве для привязки к документу. Таким образом атрибутирование скан-образов создает отличительные признаки у каждого документа.

В качестве атрибутов может использоваться:

  • служебная информация. Фамилия человека, который выполнял сканирование, дата сканирования документов и так далее;
  • информация, которая содержится в отсканированном документе. Наименование документа, дата его создания и другие данные.

Карточка скан-образа

Атрибутирование документов неразрывно связано с таким понятием, как карточка скан-образа, которая включает в себя совокупность атрибутов. В электронный архив помещается связка из карточки документа и его скан-образа. Состав карточек лучше всего определять на этапе проектирования электронного архива: как правило, этот состав различается у документов разного типа.

Атрибутирование документов от «Столичный Архивист»

Специалисты компании «Столичный Архивист» осуществят весь комплекс работ, связанных с переводом архива из бумажного в электронный вид, в частности, атрибутирование документов. Мы гарантируем не только безупречное качество работ, но также кратчайшие сроки и доступные цены. Обращайтесь!


Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее