Архивное хранение дел

Текущее хранение дел проводится по месту их формирования, то есть в случае с кадровыми документами — в специализированном кадровом отделе компании или же в бухгалтерии.

Организация текущего хранения дел организации

Текущее хранение дел организуется в помещениях отделов, оборудованных специальными шкафами или сейфами, позволяющими ограничит доступ к данным. В открытом доступе обычно находятся только номенклатуры дел, которые позволяют оптимизировать поиск по документам. Такие вещи как штампы, бланки документов, печати и трудовые книжки хранятся отдельно и под особой ответственностью сотрудников.

Правильная организация хранения архивных дел

Предполагается, что сотрудники кадровой службы не только выполняют формальные предписания касаемо хранения дел, но и соблюдают такие меры предосторожности как слежение за доступом к текущим документам. В частности, предполагается, что сотрудник не покидает помещение, оставляя документы на столе, а также защищает электронную информацию, не позволяя третьим лицам получать доступ к компьютеру в его отсутствие. Шкаф с документами опечатывается в конце рабочего дня, а ключи от него сдаются руководителю отдела под роспись. Весь бумажный мусор, включая черновики документов, шредируется.

Экспертиза ценности документов и последующая работа с ними

Для последующего архивного хранения дел основным показателем является результат экспертизы ценности. После её проведения выполняется оформление архивных дел, составляются описи бумаг, формируются акты на уничтожение утративших ценность документов и начинается архивное хранение дел, имеющих ценность.

Своевременность приёма дел

Архивный отдел компании отвечает за своевременность приёма дел от всех подразделений компании, а также других источников документов, ведёт учёт всех бумаг, гарантирует сохранность документации на протяжении длительного срока и обеспечивает структуризацию документов для облегчения оперирования ими.

Архивный фонд компании

В архивный фонд компании обычно попадает только часть кадровых документов. Архивный фонд организации обычно используется для хранения документов со сроком более 10 лет. Как правило, это бумаги, имеющие социальную, историческую, экономическую, политическую, культурную или иную ценность. Все документы принимаются в виде подлинников, однако при невозможности их предоставления возможно хранение заверенных копий.

Внешние организации для архивного хранения дел

Как правило, в крупных организациях для архивного хранения дел выделяется специальный отдел, имеющий собственное помещение и кадры, а в небольших компаниях должность архивиста часто совмещается с другой должностью. В последние годы стало удобно и экономически выгодно использовать внешние организации для архивного хранения дел.