Архивная экспертиза документов

Законодательно обусловлено при составлении организацией номенклатур дел и перед архивированием фонда проведение архивной экспертизы. Эта процедура предназначена для определения ценности документов в целях обозначения сроков их хранения и сортировки при отборе на постоянное архивное хранение. А также выделение части фонда, подлежащей уничтожению за истечением срока хранения.

Происхождение, содержание, внешние особенности каждого документа:

  • Историческая и общественная значимость фондообразователя, дата образования документа;
  • Подлинность документа;
  • Ценность, уникальность содержания;
  • Вид документа;
  • Оформление документа;
  • Сохранность и пр.
Учитывается экспертной оценкой и целостность фонда.

Работа экспертной комиссии при проведение экспертизы ценности архивных документов

Архивная экспертиза производится специально сформированной комиссией в организации-фондообразователе (ежегодно при формировании дел), в архиве – при описании уже принятых, но не обработанных документов либо переработке неверно составленных описей, при объединении архивных фондов и др.

Определение сроков хранения

Определение сроков необходимого хранения определяется в соответствии с официальными Перечнями и законодательно утвержденными сроками. Оценке и хранению подлежит как документация на бумажных, так и электронных носителях. Причем оценка производится при полистном просмотре документации фонда, а не на основании заголовков.

Результат архивной экспертизы документов

Результат архивной экспертизы – выделение дел (и составление соответствующих описей) постоянного, временного (от десяти лет) хранения, по личному (кадровому) составу, акты об определении дел, подлежащих уничтожению. Составляется сопроводительная документация к экспертизе, производится подшивка дел вновь сформированных. Хранение может осуществляться как на территории фондообразователя, так и передаваться по договору архиву. При этом документация компонуется согласно срокам хранения.

Требования и знания для экспертной оценке

Экспертная оценка требует и знания требований законодательства (перечней типовых, ведомственных), и процессуальных тонкостей (архивных нормативов РФ), кроме того, это трудоемкая и длительная работа. Если организация не располагает столь квалифицированным персоналом, а особенно если она реорганизуется или расформируется, стоит привлекать для выполнения работ высокообразованных и опытных специалистов-архивистов.

Смысл оценки фонда

Главный смысл оценки фонда – оптимизация документооборота (избавление от ненужных, балластных сведений) и архивного хранения. Своевременное проведение данной процедуры избавляет руководство предприятия от штрафов, персонал делает более внимательным к делопроизводству и систематизации фонда и позволяет сделать пользование, управление фондом более удобным.

       Калькулятор стоимости архивных услуг