Архивная экспертиза документов
Проведение архивной экспертизы законодательно обусловлено при составлении организацией номенклатур дел и перед архивированием фонда. Эта процедура предназначена для определения ценности документов в целях обозначения сроков их хранения и сортировки при отборе на длительное архивное хранение, а также для выделения части фонда, подлежащей уничтожению за истечением срока хранения.
Происхождение, содержание, внешние особенности каждого документа:
- Историческая и общественная значимость фондообразователя, дата образования документа;
- Подлинность документа;
- Ценность, уникальность содержания;
- Вид документа;
- Оформление документа;
- Сохранность и пр.
Экспертной оценке подлежит и целостность фонда.
Работа экспертной комиссии при проведение экспертизы ценности архивных документов
Архивная экспертиза производится специально сформированной комиссией в организации-фондообразователе (ежегодно при формировании дел), в архиве – при описании уже принятых, но не обработанных документов, либо при переработке неверно составленных описей, при объединении архивных фондов и др.
Определение сроков хранения
Определение сроков необходимого хранения определяется в соответствии с официальными Перечнями и законодательно утвержденными сроками. Оценке и хранению подлежит как документация на бумажных, так и на электронных носителях. Причем оценка производится при полистном просмотре документации фонда, а не на основании заголовков.
Результат архивной экспертизы документов
Результат архивной экспертизы – выделение дел (и составление соответствующих описей) постоянного, долговременного (от десяти лет) и временного хранения, по личному (кадровому) составу, акты о выделении дел, подлежащих уничтожению. Составляется сопроводительная документация к экспертизе, производится подшивка вновь сформированных дел. Хранение может осуществляться как на территории фондообразователя, так и передаваться по договору архиву. При этом документация компонуется согласно срокам хранения.
Требования и знания для экспертной оценки
Экспертная оценка требует и знания требований законодательства (перечней типовых, ведомственных), и процессуальных тонкостей (архивных нормативов РФ), кроме того, это трудоемкая и длительная работа. Если организация не располагает столь квалифицированным персоналом, а особенно если она реорганизуется или расформируется, стоит привлекать для выполнения работ высокообразованных и опытных специалистов-архивистов.
Смысл оценки фонда
Главный смысл оценки фонда – оптимизация документооборота (избавление от ненужных, балластных сведений) и архивного хранения. Своевременное проведение данной процедуры избавляет руководство предприятия от штрафов, делает персонал более внимательным к делопроизводству и систематизации фонда и позволяет сделать пользование, управление фондом более удобным.