Архив электронных документов

Каждая организация за весь период своей деятельности накапливает большое количество различных документов, которые требуют сохранности на протяжении определенного времени. Хранение документации в бумажном виде может создать большие неудобства и, кроме того, некоторые документы необходимо сохранить и после истечения их срока хранения. Именно поэтому для каждой организации или предприятии лучше создать архив электронных документов, который позволит решить многие задачи и проблемы хранения документации и ее архивирования.

Хранение архива документов в электронном виде дает множество преимуществ

Среди которых постоянный доступ ко всей документации, удобный поиск необходимых документов, их упорядоченное хранение и многое другое. Однако перевод документов архива в электронный вид является достаточно сложной и кропотливой задачей, требующей профессионального подхода. Именно поэтому, при необходимости создания архива электронных документов, стоит обращаться к профессионалам, которые проведут работу быстро и качественно.

Кроме того

Создание архива электронных документов состоит из нескольких этапов, соблюдение которых позволяет сделать работу качественно и обеспечить правильное функционирование электронного архива. Обратившись за помощью к профессионалам, компания полностью лишает себя забот по созданию электронного архива, получая при этом готовую работу.

Наша компания предлагает профессиональные услуги по работе с документацией, среди которых и создание электронного архива. Обратившись к нам, компания решает такие проблемы, как хранение всей документации, создание ее архива в электронном виде, обеспечение быстрого доступа к необходимым документам и многое другое.

Создание архива электронных документов состоит из следующих этапов:

составление ТЗ;
программное обеспечение;
сканирование документов;
индексация;
железо;
тех. поддержка.

В первую очередь составляется ТЗ, которое основывается на данных о бумажном архиве, полученных после его изучения. ТЗ включает в себя постановку задачи, сроки ее выполнения и стоимость.

Программное обеспечение

Следующим этапом является создание программного обеспечения, которое обеспечивает правильную работу и функционирование архива. ПО, которое может иметь некоторые изменения в зависимости от особенностей деятельности компании, позволяет сделать архив электронных документов полностью защищенным, а также повысить его производительность.

Перевод в электронный вид

Далее происходит сканирование всей документации. Данная процедура представляет собой достаточно кропотливую работу, которая требует повышенного внимания. После того, как все документы были отсканированны, происходит их индексация — вся документация сортируется по дате создания, своему типу, названию, уровню важности и другим параметрам. К каждому документу прикрепляется идентификационная карточка, в которой прописываются все параметры документа. Эта карточка позволяет в случае необходимости легко и быстро найти нужный документ по заданным параметрам.

Следующим этапом является обеспечение железом — серверы, сканеры и системы хранения данных. Именно это оборудование позволяет безопасно хранить все данные электронного архива документов. Мы предоставляем только современное и качественное оборудование, которое позволит сделать архив электронных документов безопасным и удобным в функционировании.

Также мы обеспечиваем техническую поддержку электронного архива документов

Это позволяет предотвратить поломку оборудования, возникновение ошибок в работе архива и других непредвиденных ситуаций.

Штат нашей компании — это высококвалифицированные сотрудники с большим опытом работы, которые проведут создание архива электронных документов качественно, быстро и по всем правилам.