Акт на списание бухгалтерских документов

За сохранность бухгалтерской документации несёт ответственность руководитель организации, а также главный бухгалтер. Поэтому каждый этап работы с финансовыми бумагами, включая хранение и утилизацию, должен контролироваться профессионалами. Это особенно важно, когда приходит время подготовить акт на списание бухгалтерских документов и уничтожить те из них, срок хранения которых истёк.

Сроки хранения отчётности

На сегодняшний день установлены следующие сроки хранения бухотчётности:

• годовая документация хранится постоянно;
• квартальная — 5 лет;
• месячная — 1 год.

Специалисты, ответственные за списание бухгалтерских документов, должны руководствоваться действующими нормативными актами и всегда быть в курсе происходящих изменений. В течение пяти лет хранятся документы учётной политики, а также первичные документы учёта и регистры бухучёта, если была проведена ревизия или проверка.

Нарушение сроков, порядка хранения и списания

За нарушение сроков, порядка хранения и списания отчётной документации руководитель организации несёт административную ответственность. Поэтому очень важно, чтобы процедура подготовки к списанию была соблюдена и акт на списание документов составлял высококвалифицированный специалист.

Особенности процедуры

Прежде всего, в организации создаётся экспертная комиссия, состав которой утверждает руководитель.

Члены комиссии должны подготовить всё необходимое для того, чтобы списание архива бухгалтерских документов прошло без нарушений. Специалисты должны отобрать документы временного хранения, определить, истёк ли срок, и подготовить бумаги с истёкшим сроком хранения к уничтожению.

Состав экспертной комиссии

В состав экспертной комиссии могут входить не только представители организации. Поэтому Вы можете пригласить специалистов компании «Столичный Архивист», которые безошибочно определят ценность того или иного бухгалтерского документа, а также выберут бумаги для последующего включения их в электронный архив.

Зачастую, лучше провести сканирование документов, чтобы в случае необходимости восстановить отчётность и, таким образом, избежать штрафов и взысканий.

Акт на списание бухгалтерских документов: основные моменты

В итоговый документ, который завершает подготовку к уничтожению бухгалтерской документации, вносятся дела с истёкшим сроком хранения на 1 января года составления акта. Так, в 2015 году в акт на списание документов войдёт отчётность за месяцы и кварталы 2009 года и ранее.

Стоит отметить, что организации могут воспользоваться установленной формой акта на списание бухгалтерских документов или разработать подобный документ самостоятельно.

Реквизиты акта на списание

В нём в обязательном порядке должны быть отражены следующие реквизиты:

• дата подготовки документа;
• наименование архивных дел, которые необходимо списать и уничтожить;
• количество документов;
• даты хранения;
• срок хранения и ссылка на нормативно-правовой акт, утверждающий их;
• подписи руководителя организации и специалистов, вошедших в экспертную комиссию.

Обращайтесь к профессионалам

Если Вам необходимо оперативно провести списание архива бухгалтерских документов, то целесообразно доверить решение этой задачи профессионалам. Наши специалисты оградят Вас от рисков и ошибок, связанных с неверным определением конечного срока хранения и уничтожением важных документов.

По всем вопросам обращайтесь по телефону +7 (495) 766-23-43, или направьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru