Внутренняя опись документов
Для документов
постоянного
хранения
На документы
временного
хранения
Для бухгалтерских
документов
Выгоды внутренней описи документов

Самый надежный способ сохранить информацию – это составить внутреннюю опись на документы, ведь этот способ сохранение информации практикуется уже на протяжение многих веков.

Правильно обработанные документы зачастую позволяют добиться очень точного представления о структуре и информационной наполненности различных исторических архивов, работа с которыми не осуществлялась на протяжении многих лет по различным причинам.

Внутренняя опись документов составляется по строго определённым правилам. Внутренняя опись документов и дел должна содержать полные сведения о документах дела: их порядковые номера, индексы документов, даты каждого из них, заголовки, номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов комплектуется итоговой записью, где обязательно указывается количество листов внутренней описи и количество документов, описанных в ней. Внутренняя опись документов должна быть подписана составителем с указанием должности.

Внутренняя опись документов для личных
дел уволенных работников обязательна

В случае, если необходимо тем или иным образом изменить состав документов дела (например, изъять, заменить копиями или добавить новые), то соответствующие отметки вносятся в последнюю графу внутренней описи документов – «примечания».

Указывается также, на основании какого документа данная операция была произведена. Если работа с делом предусматривает существенные изменения в его составе, то после внесения соответствующих коррекций пересоставляется внутренняя опись дел и итоговая запись к ней.

Разумеется, обновляется и заверительная надпись.


Внутренняя опись документов при смене руководителя

При смене руководителя всегда составляется акт о приеме и сдаче дел. И, хотя сам акт имеет достаточно простую форму в виде обычной описи, новый руководитель всегда требует подробное описание документов, которые ему передают.

В данном случае составляется внутренняя опись по передаваемым документам, где отражается, название, дата и другие признаки. После этого, новому руководителю будет намного проще освоиться на новом месте и разобраться впереданной документации.

Внутренняя опись при смене главного бухгалтера

Это практически тот же случай, как и при смене руководителя, за исключением, что речь идёт о бухгалтерских документов.

Документы систематизируется, затем подшиваются, на них делается внутренняя опись. После этого составляется акт о приёме передаче документации.

Как проходит оформление дел и их опись
01
Систематизация документов в пределах дела (по дате, по логическому порядку или по иным признакам)
02
Подшивка дела или организация переплёта
03
Приложение заверяющей записи
04
В необходимых случаях – составление и приложение внутренней описи документов
Зачем производить внутреннюю опись
при сканировании или использовании
электронного архива

Сканируя документ и вводя его в систему, мы по сути получаем картинку. Когда таких картинок становится 500.000, возникает резонный вопрос: а как теперь найти нужный файл?

Для оперативного и удобного поиска отсканированных документов проводится внутренняя опись документов (индексирование) по определенным параметрам.


       Калькулятор стоимости архивных услуг