Внутренняя опись документов

Самый надежный способ сохранить информацию – это составить внутреннюю опись на документы, ведь этот способ сохранение информации практикуется уже на протяжение многих веков. Правильно обработанные документы зачастую позволяют добиться очень точного представления о структуре и информационной наполненности различных исторических архивов, работа с которыми не осуществлялась на протяжении многих лет по различным причинам.

Правила описи

Все делается по строго определённым правилам, опись должна содержать полные сведения о документах :  порядковые номера, индексы документов, даты каждого из них, заголовки, номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов комплектуется итоговой записью, где обязательно указывается количество листов внутренней описи и количество документов, описанных в ней. Внутренняя опись документов должна быть подписана составителем с указанием должности.

Примеры использование описи документов

• При обработке документов длительного и постоянного хранения, внутренняя опись обязательна. Например для трудовых договоров.
• Для создания электронного архива. После сканирования, чтоб найти конкретный документ;
• При смене руководителя или собственника в организации. Составляется акт передачи документов с описью документов.

Не стоит забывать, что в основном опись нужна для быстрого и удобного поиска того или иного документа. Так же опись нужна для фиксирования всех документов в деле, что в дальнейшем позволит фиксировать пропажу документа.