Уничтожение архива

Одним из важных этапов делопроизводства крупных и небольших предприятий является уничтожение архива документов.

Это трудоёмкий процесс, включающий:

  • экспертизу ценности документов;
  • архивную обработку и подготовку бумаг к списанию и уничтожению;
  • подготовку документации, сопровождающей уничтожение дел в архиве;
  • ликвидацию бумажных или электронных документов.

Экспертиза документов, хранящихся в архиве

Перед уничтожением утративших актуальность бумаг необходимо провести их экспертизу. Данная процедура даже в небольших организациях должна проводиться комиссией, а не одним специалистом.

Как правило, малые предприятия и индивидуальные предприниматели не располагают возможностью содержать в своём штате всех вышеперечисленных специалистов. Однако выход из подобной ситуации есть - уничтожение дел в архиве можно доверить профессионалам. Благодаря сотрудничеству с профессионалами экспертиза ценности документов будет проведена быстро и качественно.

Основные задачи экспертной комиссии:

  • установить факт истечения сроков хранения документов;
  • составить акт уничтожения архива;
  • подготовить документы к уничтожению.

Обработка документов, подготовленных к списанию и уничтожению

После того, как экспертная комиссия завершит свою работу и примет окончательное решение об уничтожении некоторых архивных дел полностью либо частично, необходимо подготовить документы к уничтожению. В некоторых случаях имеет смысл создать электронную версию каждого уничтоженного дела, проведя сканирование документов.

Обратите внимание! Нельзя использовать документы, подготовленные к уничтожению, в качестве черновиков, а также обращаться в компании, которые занимаются сбором, вывозом и утилизацией макулатуры. Стремление сэкономить зачастую оборачивается утечкой информации! Перед уничтожением архивные дела разброшюровываются, из них извлекаются скрепки и прочие крепёжные элементы. Затем их упаковывают в коробки или мешки, чтобы они не потерялись.

Наши услуги

Погрузку, доставку и уничтожение архива документов лучше делегировать организации, которая специализируется на оказании данной услуги. Доверив нам решение этой задачи, вы сможете избавиться от необходимости подготовки сопроводительной документации. По сути, вам останется лишь выделить сотрудника, который будет присутствовать во время погрузки и уничтожения архива.

Сопроводительные документы и их подготовка

Основной документ, необходимый для утилизации накопившихся бумаг, - акт о выделении документов к уничтожению. Этот документ должен составлять опытный архивист, впрочем, как и акт уничтожения архива.

Не хотите беспокоиться, обращайтесь к нам

Не хотите беспокоиться о правильном оформлении всех документов и тратить время на подготовку архивных дел к уничтожению и сканирование бумаг, которые в будущем могут понадобиться? Обратитесь к профессионалам, и опытные специалисты сделают всё необходимое, чтобы архив вашей организации стал идеальным.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или направьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

       Калькулятор стоимости архивных услуг