Выделение документов к уничтожению

Сегодня подавляющее большинство предприятий имеет дело с огромными объемами всевозможной документации. Это и счета за аренду помещения, электричество и прочие коммунальные услуги. Это договоры с поставщиками и клиентами, переписка, решения суда и многое-многое другое.

Выделение документов к уничтожению

Рано или поздно срок хранения большинства документов истекает и следует произвести выделение документов к уничтожению. Выделение документов к уничтожению – это достаточно трудоемкий процесс и требует от исполнителей определенной квалификации, знаний и навыков.

Процедура выделения документов к уничтожению

Выделение документов к уничтожению должно быть запланировано в организации заранее, ведь существует определенный регламент, согласно которому и проводится процедура выделения документов к уничтожению. Руководитель организации, или его заместитель, формирует специальную комиссию (экспертная комиссия), которая занимается вопросами, связанными непосредственно с выделением документов к уничтожению.

Состав экспертной комиссии

В состав комиссии входят наиболее опытные и ответственные сотрудники организации и архивисты исполняющие работы по уничтожению документов хорошо знакомые с особенностями документооборота и делопроизводства в компании, в общем и в отделах или подразделении в частности. В обязательном порядке в состав комиссии входит служащий, ответственный за электронный архив предприятия.

Регламент действий комиссии

Действия комиссии регламентируются нормативными документами и правовыми актами, а также постановлениями Росархива. Экспертная комиссия является совещательным органом, а решения по выделению документов к уничтожению, принятые комиссией, должны быть утверждены руководителем предприятия.

Проведение экспертизы ценности документов

Основным направлением деятельности экспертной комиссии является проведение экспертизы ценности документов. В архив предприятия передаются документы, требующие постоянного и долговременного хранения. Остальную документацию проверяют на предмет окончания срока хранения. Для большинства документов этот период составляет 5 лет. Документы с истекшим сроком хранения подвергаются выделению к уничтожению в случае, если к этому нет дополнительных препятствий. Например, уничтожение документации с истекшим сроком хранения недопустимо без упорядочения кадровой документации за соответствующий период времени.

Организация-источник комплектования государственных архивов

Если же организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то процедура выделения документов к уничтожению оказывается более сложной.

Составления акта о выделение документов к уничтожению

При выделении документов к уничтожению составляется соответствующий акт, который должен быть составлен по установленному образцу. Наконец, отобранные документы, прошедшие процедуру выделения к уничтожению, передаются в организации, занимающиеся утилизацией документов; при этом в акте ставится отметка о передаче документации на уничтожение или переработку. В некоторых случаях сотрудник компании, которой принадлежат документы, должен присутствовать при утилизации.